Zarząd sukcesyjny po śmierci przedsiębiorcy – kto i jak prowadzi firmę?

Zarząd sukcesyjny pozwala czasowo prowadzić przedsiębiorstwo po śmierci osoby fizycznej, która wykonywała działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. Nie zastępuje postępowania spadkowego ani docelowej decyzji, kto przejmie firmę. Jego zadaniem jest przede wszystkim utrzymanie ciągłości przedsiębiorstwa do czasu uporządkowania praw do spadku i dalszego losu biznesu.

Jeżeli przedsiębiorca nie wskazał zarządcy sukcesyjnego za życia albo wskazana osoba nie może pełnić funkcji, po śmierci trzeba działać szybko. Kluczowe jest ustalenie kręgu osób uprawnionych, udziałów w przedsiębiorstwie w spadku oraz tego, czy można zebrać wymaganą większość zgód przed upływem ustawowego terminu.

Kiedy stosuje się procedurę dotyczącą zarządu sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy

Procedura ma zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy zmarły prowadził we własnym imieniu działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG, a zarząd sukcesyjny nie został skutecznie ustanowiony z chwilą jego śmierci. Jeżeli przedsiębiorca za życia powołał zarządcę sukcesyjnego i dopełnił wymaganych formalności związanych z CEIDG, sytuacja jest prostsza, ponieważ zarząd sukcesyjny może powstać już z chwilą śmierci przedsiębiorcy.

Jeżeli zarządu nie ustanowiono z chwilą śmierci, zarządcę sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy może powołać:

• małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku,
• spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek,
• spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek,
• zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny i któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Po prawomocnym stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego zarządcę może powołać wyłącznie właściciel przedsiębiorstwa w spadku w rozumieniu ustawy.

Do powołania zarządcy potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100. To oznacza, że samo poparcie dokładnie 85% udziałów nie spełnia literalnego warunku ustawy.

Zarządcą sukcesyjnym może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może pełnić tej funkcji osoba objęta prawomocnym zakazem prowadzenia działalności gospodarczej wskazanym w ustawie ani odpowiednim środkiem karnym lub zabezpieczającym obejmującym działalność przedsiębiorcy lub zarząd majątkiem. Nie jest natomiast wymagane posiadanie szczególnych kwalifikacji zawodowych.

Nie można ustanowić zarządu sukcesyjnego, jeżeli ogłoszono upadłość przedsiębiorcy. Jeżeli zmarły nie był przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, trzeba rozważyć inną podstawę prowadzenia lub zabezpieczenia majątku, ponieważ procedura z ustawy o zarządzie sukcesyjnym nie służy do zarządzania każdym rodzajem majątku spadkowego.

Gdzie złożyć wniosek lub oświadczenie – notariusz, CEIDG i sąd

Jeżeli zarządca sukcesyjny ma zostać powołany po śmierci przedsiębiorcy, podstawową czynnością nie jest wniosek do sądu ani samodzielny wniosek do CEIDG. Powołanie następuje przed notariuszem. Ustawa wymaga formy aktu notarialnego zarówno dla powołania zarządcy, jak i dla zgód osób tworzących wymaganą większość udziałów.

Osoba powołana na zarządcę składa przed notariuszem oświadczenie o braku prawomocnie orzeczonych zakazów uniemożliwiających pełnienie funkcji. Notariusz następnie zgłasza powołanie zarządcy do CEIDG niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu powołania. Zarządca powołany po śmierci przedsiębiorcy pełni funkcję od chwili dokonania wpisu do CEIDG.

Sąd jest potrzebny w szczególnych sytuacjach, a nie do standardowego powołania zarządcy po śmierci. Przykładowo sąd może odwołać zarządcę, który rażąco narusza obowiązki, a także z ważnych przyczyn przedłużyć okres zarządu sukcesyjnego. W sprawach dotyczących zarządu sukcesyjnego właściwy jest co do zasady sąd spadku.

Działanie przez pełnomocnika jest możliwe na zasadach ogólnych, ale trzeba uwzględnić wymaganą formę czynności. Jeżeli dana czynność wymaga aktu notarialnego, pełnomocnictwo do jej dokonania również powinno być udzielone w tej formie. W praktyce przed wizytą warto przesłać projekt lub wypis pełnomocnictwa do kancelarii notarialnej, aby notariusz zweryfikował zakres umocowania.

Dokumenty i informacje potrzebne do rozpoczęcia sprawy

Notariusz musi ustalić, kto jest uprawniony do powołania zarządcy, komu przysługują udziały w przedsiębiorstwie w spadku oraz czy osiągnięto wymaganą większość zgód. Zakres dokumentów zależy więc od tego, czy prawa do spadku zostały już formalnie potwierdzone.

Jeżeli nie wydano jeszcze prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, nie zarejestrowano aktu poświadczenia dziedziczenia ani nie wydano europejskiego poświadczenia spadkowego, osoba powołująca zarządcę składa przed notariuszem także oświadczenia dotyczące osób mogących dziedziczyć oraz znanych testamentów. Ustawa wiąże te oświadczenia z odpowiedzialnością karną za podanie nieprawdy.

Zarząd sukcesyjny po śmierci przedsiębiorcy krok po kroku

Krok 1: sprawdź, czy zarząd sukcesyjny już powstał

Najpierw zweryfikuj CEIDG. Jeżeli przedsiębiorca przed śmiercią skutecznie powołał zarządcę i dokonał wymaganych formalności, zarząd sukcesyjny mógł zostać ustanowiony z chwilą śmierci. Jeżeli nie – trzeba rozważyć powołanie zarządcy po śmierci na podstawie art. 12 ustawy.

Krok 2: policz termin 2 miesięcy

Ustal datę śmierci i od razu sprawdź, ile czasu pozostało. Uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy wygasa z upływem 2 miesięcy od dnia śmierci. Wyjątki dotyczą sytuacji, gdy akt zgonu nie zawiera daty zgonu albo chwila śmierci została oznaczona w postanowieniu stwierdzającym zgon.

Krok 3: ustal osoby uprawnione i udziały

Trzeba ustalić, kto może powołać zarządcę i kto musi wyrazić zgodę. Przed formalnym potwierdzeniem nabycia spadku krąg osób oraz udziały mogą wymagać szczególnej ostrożności, zwłaszcza gdy istnieje kilka testamentów, zapis windykacyjny, niejasny stan majątkowy małżonków albo część spadkobierców nie złożyła jeszcze oświadczenia o przyjęciu spadku.

Krok 4: uzyskaj zgodę większą niż 85/100 udziałów

Nie wystarczy zgoda większości osób liczona według liczby spadkobierców. Liczy się udział w przedsiębiorstwie w spadku. Dlatego jedna osoba może mieć udział pozwalający osiągnąć wymaganą większość, a w innej sprawie konieczna będzie zgoda kilku osób.

Krok 5: wybierz zarządcę sukcesyjnego

Może nim być jeden ze spadkobierców, członek rodziny albo osoba spoza rodziny, jeżeli spełnia warunki ustawowe. Funkcję w jednym czasie pełni tylko jedna osoba. Przy wyborze warto ocenić nie tylko formalną możliwość powołania, lecz także realną zdolność do prowadzenia firmy, dostępu do dokumentów, kontaktu z księgowością, pracownikami, bankiem i kontrahentami.

Krok 6: dokonaj czynności u notariusza

Notariusz sporządza protokół i akt powołania zarządcy sukcesyjnego. Weryfikuje oświadczenia i dokumenty, w tym dane dotyczące udziałów oraz wymaganych zgód. Jeżeli ujawnią się uzasadnione wątpliwości co do kręgu osób mających udział w przedsiębiorstwie w spadku i nie będzie można stwierdzić, że uzyskano wymaganą większość, notariusz może odmówić sporządzenia aktu powołania.

Krok 7: poczekaj na wpis do CEIDG

Notariusz zgłasza powołanie do CEIDG niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym. Dopiero od chwili wpisu zarządca powołany po śmierci przedsiębiorcy pełni funkcję. Warto po dokonaniu czynności sprawdzić aktualny wpis w CEIDG i zachować jego wydruk.

Krok 8: przejmij bieżące prowadzenie przedsiębiorstwa w spadku

Po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego zarządca wykonuje prawa i obowiązki związane z działalnością zmarłego oraz prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku. Działa we własnym imieniu, ale na rachunek właściciela lub właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. Może także występować w postępowaniach sądowych, administracyjnych, podatkowych i sądowoadministracyjnych dotyczących prowadzonego przedsiębiorstwa.

W sprawach zwykłego zarządu zarządca działa samodzielnie. Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, a przy braku takiej zgody – zezwolenia sądu.

Terminy i sposób ich liczenia

Najważniejszy termin to 2 miesiące od dnia śmierci przedsiębiorcy na powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci. Jest to termin wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy. Po jego upływie nie można po prostu przywrócić sobie możliwości powołania zarządcy w standardowym trybie notarialnym.

Jeżeli akt zgonu przedsiębiorcy nie zawiera daty zgonu, termin biegnie od dnia znalezienia zwłok. Jeżeli chwila śmierci została oznaczona w postanowieniu stwierdzającym zgon, termin biegnie od dnia uprawomocnienia się tego postanowienia.

Przy obliczaniu terminu oznaczonego w miesiącach stosuje się ogólne reguły Kodeksu cywilnego: termin kończy się z upływem dnia, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdy takiego dnia w ostatnim miesiącu nie ma – w ostatnim dniu tego miesiąca. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym od pracy. Ze względu na konstytutywne znaczenie wpisu do CEIDG i konieczność wykonania czynności notarialnych nie warto jednak planować procedury na graniczną datę.

Notariusz ma obowiązek zgłosić powołanie zarządcy do CEIDG niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu powołania. Ponieważ zarządca powołany po śmierci zaczyna pełnić funkcję dopiero od chwili wpisu do CEIDG, praktycznie nie należy pozostawiać wizyty u notariusza na ostatni dzień.

Zarząd sukcesyjny co do zasady wygasa najpóźniej z upływem 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Może jednak wygasnąć wcześniej, między innymi w razie nabycia przedsiębiorstwa w całości przez jedną osobę, dokonania działu spadku obejmującego przedsiębiorstwo, ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy albo braku kolejnego zarządcy przez miesiąc od wykreślenia poprzedniego zarządcy z CEIDG.

Sąd może z ważnych przyczyn, przed wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, przedłużyć okres zarządu na czas nie dłuższy niż 5 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Wniosek o przedłużenie należy więc przygotować odpowiednio wcześniej, jeżeli po zbliżeniu się do końca okresu zarządu przedsiębiorstwo nadal wymaga tej formy przejściowego zarządzania.

Opłaty i koszty dodatkowe

Sam wpis lub zmiana danych w CEIDG są wolne od opłat administracyjnych. Przy powołaniu zarządcy po śmierci przedsiębiorcy powstają jednak koszty notarialne, ponieważ procedura wymaga czynności w formie aktu notarialnego.

Podane kwoty są stawkami maksymalnymi za wskazane czynności. Sposób naliczenia wynagrodzenia zależy od tego, jakie czynności obejmuje konkretny akt i protokół. Do wynagrodzenia notariusza może zostać doliczony VAT, a dodatkowo dochodzą koszty wypisów. Jeżeli w procedurze uczestniczy kilka osób składających odrębne oświadczenia albo wykonywane są dodatkowe czynności notarialne, łączny koszt może być wyższy.

Jeżeli sprawa trafia do sądu, na przykład w związku z odwołaniem zarządcy sukcesyjnego albo przedłużeniem okresu zarządu sukcesyjnego, opłata stała od takiego wniosku wynosi 300 zł. Dodatkowe koszty mogą dotyczyć pełnomocnika, tłumaczeń, uzyskiwania dokumentów, wycen składników przedsiębiorstwa lub innych czynności potrzebnych w konkretnej sprawie. Wynagrodzenie prawnika, doradcy podatkowego czy biegłego nie jest z góry określone przez ustawę o zarządzie sukcesyjnym.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po wpisie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG warto od razu uporządkować obieg dokumentów i dostęp do informacji potrzebnych do prowadzenia firmy. Zarządca powinien ustalić stan umów, rachunków, zobowiązań, należności, spraw pracowniczych, rozliczeń podatkowych, ubezpieczeń oraz decyzji administracyjnych związanych z przedsiębiorstwem.

Praktyczna kolejność działań po wpisie może wyglądać następująco:

1. pobierz aktualny wydruk z CEIDG i zachowaj go w dokumentacji firmy,
2. poinformuj księgowość i osoby odpowiedzialne za kadry o ustanowieniu zarządu sukcesyjnego,
3. skontaktuj się z bankiem prowadzącym rachunki związane z działalnością i ustal dokumenty potrzebne do wykonywania uprawnień zarządcy,
4. przejrzyj kluczowe umowy z kontrahentami, leasingi, kredyty, najem i ubezpieczenia,
5. sprawdź koncesje, zezwolenia, licencje i wpisy do rejestrów działalności regulowanej, ponieważ ich dalsze wykonywanie może wymagać złożenia wniosku albo spełnienia warunków przewidzianych w przepisach szczególnych,
6. ustal bieżące obowiązki podatkowe, ZUS i terminy deklaracji z księgowym lub doradcą podatkowym,
7. sporządź wykaz najważniejszych składników przedsiębiorstwa i zobowiązań, aby możliwe było prowadzenie zarządu w sposób przejrzysty wobec właścicieli przedsiębiorstwa w spadku,
8. ustal ze spadkobiercami docelowy plan: dział spadku, przejęcie firmy przez jedną osobę, sprzedaż przedsiębiorstwa albo wniesienie go do innej struktury.

Zarządca nie staje się właścicielem firmy. Jego funkcja ma charakter przejściowy. Gdy zarząd sukcesyjny wygasa, osoba pełniąca tę funkcję powinna wydać przedsiębiorstwo właściwym osobom. Właściciel przedsiębiorstwa w spadku może też, w terminie miesiąca od dnia, w którym dowiedział się o wygaśnięciu zarządu, zażądać pisemnego sprawozdania z prowadzenia przedsiębiorstwa wraz ze wskazaniem jego stanu na chwilę wygaśnięcia zarządu.

Najczęstsze błędy przy zarządzie sukcesyjnym po śmierci przedsiębiorcy

1. Czekanie na zakończenie całej sprawy spadkowej

Najbardziej niebezpieczny błąd to założenie, że najpierw trzeba zakończyć postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku, a dopiero później zająć się zarządem sukcesyjnym. Ustawa przewiduje możliwość powołania zarządcy także przed formalnym potwierdzeniem praw do spadku. Jeżeli rodzina będzie czekała zbyt długo, może upłynąć 2-miesięczny termin.

2. Liczenie większości według liczby spadkobierców

Ustawa wymaga zgody osób posiadających łącznie udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100. Nie chodzi więc o zwykłą większość osób. Trzeba policzyć udziały i udokumentować podstawę ich ustalenia.

3. Przyjęcie, że samo podpisanie aktu oznacza już możliwość działania

Zarządca powołany po śmierci przedsiębiorcy pełni funkcję od chwili wpisu do CEIDG. Po wizycie u notariusza należy sprawdzić, czy wpis został dokonany, zwłaszcza gdy ciągłość działalności wymaga pilnych działań.

4. Wybór osoby, która nie może być zarządcą

Kandydat musi być osobą fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych i nie może podlegać ustawowym zakazom. Powołanie osoby niespełniającej warunków może doprowadzić do problemów z ustanowieniem zarządu i dalszym prowadzeniem przedsiębiorstwa.

5. Pomijanie zgody właścicieli przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd

Zarządca ma szerokie kompetencje do bieżącego prowadzenia firmy, ale nie oznacza to pełnej dowolności. Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, a w razie braku zgody – zezwolenia sądu.

6. Brak kontroli nad końcem zarządu sukcesyjnego

Zarząd może wygasnąć nie tylko z upływem 2 lat. Wcześniejsze zdarzenia, takie jak dział spadku obejmujący przedsiębiorstwo, przejęcie go w całości przez jedną osobę czy brak kolejnego zarządcy przez miesiąc od wykreślenia poprzedniego, mogą zakończyć zarząd wcześniej. Trzeba więc na bieżąco monitorować podstawę dalszego działania.

7. Traktowanie zarządu sukcesyjnego jako docelowej formy prowadzenia firmy

To mechanizm tymczasowy. Jeżeli spadkobiercy chcą kontynuować biznes przez lata, powinni równolegle uregulować prawa do przedsiębiorstwa i wybrać docelową formę jego prowadzenia.

FAQ

Czy zarządcę sukcesyjnego można powołać po śmierci właściciela firmy?

Tak, jeżeli spełnione są warunki ustawy. Co do zasady trzeba zrobić to w ciągu 2 miesięcy od śmierci przedsiębiorcy, przed notariuszem i z wymaganą zgodą osób posiadających łącznie więcej niż 85/100 udziału w przedsiębiorstwie w spadku.

Czy każdy spadkobierca może sam powołać zarządcę sukcesyjnego?

Nie zawsze. Osoba powołująca musi należeć do kręgu wskazanego w ustawie, a samo powołanie wymaga dodatkowo zgody osób reprezentujących łącznie więcej niż 85/100 udziału w przedsiębiorstwie w spadku.

Czy do powołania zarządcy po śmierci trzeba iść do sądu?

Standardowo nie. Powołanie po śmierci następuje przed notariuszem, który następnie zgłasza zarządcę do CEIDG. Sąd pojawia się w szczególnych sprawach, np. przy odwołaniu zarządcy z powodu rażącego naruszenia obowiązków lub przy przedłużeniu okresu zarządu.

Od kiedy zarządca sukcesyjny może podpisywać dokumenty i reprezentować firmę?

Jeżeli został powołany po śmierci przedsiębiorcy, pełni funkcję od chwili dokonania wpisu do CEIDG. Dlatego sam akt notarialny nie kończy jeszcze całej procedury.

Czy zarządcą sukcesyjnym może być spadkobierca?

Tak. Zarządcą może być spadkobierca albo inna osoba fizyczna, o ile ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie zachodzą ustawowe przeszkody.

Co można robić przed powołaniem zarządcy sukcesyjnego?

Do czasu ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do jego powołania ustawa pozwala określonym osobom wykonywać czynności konieczne do zachowania majątku lub możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa, a w określonych przypadkach także czynności zwykłego zarządu niezbędne dla zachowania ciągłości lub uniknięcia poważnej szkody. Zakres tych działań jest jednak węższy niż pełny zarząd sukcesyjny.

Jak długo może trwać zarząd sukcesyjny?

Co do zasady nie dłużej niż 2 lata od śmierci przedsiębiorcy, chyba że wcześniej wystąpi inne zdarzenie powodujące wygaśnięcie. Z ważnych przyczyn sąd może przedłużyć okres zarządu, ale nie dłużej niż do 5 lat od śmierci przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Jeżeli przedsiębiorca wpisany do CEIDG zmarł bez skutecznie ustanowionego zarządu sukcesyjnego, najważniejsze jest szybkie sprawdzenie terminu, kręgu osób uprawnionych i wysokości udziałów w przedsiębiorstwie w spadku. Następnie trzeba wybrać zarządcę, zebrać zgodę przekraczającą 85/100 udziałów i przeprowadzić czynność przed notariuszem. Po wpisie do CEIDG zarządca może przejąć bieżące prowadzenie przedsiębiorstwa w granicach ustawowych kompetencji.

Jeżeli istnieje spór co do testamentu, składu spadku, udziałów albo osoby zarządcy, nie należy odkładać analizy do końca 2-miesięcznego terminu. W praktyce właśnie te kwestie najczęściej decydują, czy procedurę uda się skutecznie przeprowadzić.

Źródła

• Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw – w aktualnym brzmieniu.
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności przepisy o czynnościach związanych z powołaniem zarządcy sukcesyjnego.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej – § 10b i § 12.
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – art. 67b.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – art. 99 oraz art. 110–115.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – przepisy o sprawach dotyczących zarządu sukcesyjnego.