Rejestr Spadkowy – co zawiera i jak sprawdzić wpis?

Czym jest Rejestr Spadkowy i do czego służy?

Rejestr Spadkowy to publiczny rejestr prowadzony w systemie teleinformatycznym utworzonym przez Krajową Radę Notarialną. Jego podstawowym zadaniem jest gromadzenie informacji o dokumentach urzędowo potwierdzających prawa do spadku oraz umożliwienie ustalenia, gdzie takie dokumenty można odnaleźć.

Rejestr przydaje się szczególnie wtedy, gdy członek rodziny zmarł, a nie wiadomo, czy pozostali krewni przeprowadzili już postępowanie spadkowe. Korzystają z niego również osoby potrzebujące ustalić, w którym sądzie albo u którego notariusza należy szukać dokumentów dotyczących dziedziczenia.

Podstawą funkcjonowania rejestru są przede wszystkim art. 95h–95i ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Rejestr zawiera informacje o dokumentach, a nie ich elektroniczne kopie dostępne do swobodnego pobrania.

Co zawiera Rejestr Spadkowy?

Zgodnie z art. 95ha Prawa o notariacie w rejestrze gromadzi się dane identyfikujące spadkodawcę, dokument dotyczący dziedziczenia oraz organ lub notariusza, u którego można poszukiwać tego dokumentu.

W zależności od rodzaju wpisu są to między innymi:

• numer wpisu oraz dokładna data i godzina jego dokonania;
• rodzaj dokumentu, data jego sporządzenia lub wydania oraz odpowiednie oznaczenie sprawy;
• imię i nazwisko notariusza oraz siedziba kancelarii albo oznaczenie sądu;
• imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców i numer PESEL, jeżeli jest znany;
• data i miejsce urodzenia spadkodawcy, gdy nie jest znany jego PESEL lub zmarły go nie posiadał;
• data i miejsce zgonu albo odpowiednie dane dotyczące znalezienia zwłok oraz ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy.

Rejestr uwzględnia również przewidziane przepisami informacje o zmianach, uchyleniach i innych rozstrzygnięciach odnoszących się do zarejestrowanych dokumentów.

Nie jest to jednak publiczny wykaz spadkobierców, ich udziałów ani składników majątku. Szczegółów dotyczących osób dziedziczących należy szukać przede wszystkim w treści właściwego postanowienia sądu lub aktu poświadczenia dziedziczenia. Nawet taki dokument co do zasady nie stanowi pełnego spisu majątku spadkowego.

Jakie dokumenty są ujawniane w rejestrze?

Do rejestru trafiają także informacje o określonych rozstrzygnięciach zmieniających lub uchylających dokumenty oraz dotyczących europejskich poświadczeń spadkowych. Zakres rejestracji wynika z przepisów, dlatego nie każdy dokument dotyczący spadku będzie widoczny w wyszukiwarce.

Jak sprawdzić wpis w Rejestrze Spadkowym przez internet?

Wyszukanie podstawowych informacji nie wymaga wizyty w sądzie ani kancelarii notarialnej. Można je przeprowadzić samodzielnie, korzystając z oficjalnego systemu Rejestry Notarialne.

1. Wejdź na stronę https://www.rejestry-notarialne.pl/37. Jest to wyszukiwarka krajowej części Rejestru Spadkowego.
2. Wybierz kryterium wyszukiwania. Możesz użyć numeru PESEL spadkodawcy albo danych osobowych, jeżeli PESEL nie jest znany.
3. Wprowadź wymagane informacje. Przy wyszukiwaniu według danych osobowych formularz umożliwia podanie między innymi nazwiska, imienia lub imion, imion rodziców, daty urodzenia i daty zgonu.
4. Zapoznaj się z regulaminem i wykonaj wyszukiwanie. Postępuj zgodnie z aktualnymi komunikatami formularza.
5. Sprawdź uzyskany wynik. Jeżeli system odnajdzie odpowiedni wpis, ustal, jakiego dokumentu dotyczy oraz gdzie należy poszukiwać jego treści.

Jeżeli nie znasz numeru PESEL, najlepiej przygotować możliwie dokładne dane identyfikacyjne zmarłego. Ma to szczególne znaczenie przy popularnych imionach i nazwiskach oraz przy osobach, które zmieniały nazwisko.

Uwaga: wyszukiwanie wyłącznie po numerze PESEL może nie pokazać wszystkich właściwych wpisów, ponieważ nie każdy wpis zawiera ten numer. Przy braku wyniku warto ponowić wyszukiwanie według danych osobowych.

Osoby poszukujące europejskiego poświadczenia spadkowego mogą skorzystać z odrębnej wyszukiwarki części EPS dostępnej pod adresem https://www.rejestry-notarialne.pl/85.

Co oznacza znaleziony wpis i jak uzyskać dokument spadkowy?

Pozytywny wynik wyszukiwania oznacza, że w rejestrze odnotowano dokument lub rozstrzygnięcie dotyczące wskazanego spadkodawcy. Nie należy jednak na tej podstawie samodzielnie przesądzać, kto obecnie dziedziczy ani czy wcześniejsze rozstrzygnięcie nie zostało zmienione.

Najważniejszym następnym krokiem jest uzyskanie dokumentu źródłowego i sprawdzenie jego treści oraz aktualności.

Gdy wpis dotyczy postanowienia sądu

Należy skontaktować się z sądem wskazanym w rejestrze i ustalić sygnaturę akt sprawy oraz możliwość uzyskania odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

W piśmie lub wniosku warto wskazać:

• dane zmarłego, którego dotyczy postępowanie;
• sygnaturę akt, jeżeli jest znana;
• rodzaj żądanego dokumentu;
• swoje dane i związek ze sprawą, a jeżeli jest to konieczne – okoliczności uzasadniające interes prawny.

Prawo do uzyskania odpisu i dostęp do akt zależą od przepisów proceduralnych oraz statusu osoby występującej z wnioskiem. Osoba nieuczestnicząca w postępowaniu może potrzebować wykazać interes prawny.

Jeżeli dokument ma zostać przedstawiony bankowi, urzędowi albo innej instytucji, należy ustalić, czy wymagany jest odpis prawomocnego postanowienia, a także czy potrzebne jest odrębne stwierdzenie prawomocności.

Gdy wpis dotyczy aktu poświadczenia dziedziczenia

Należy zwrócić się do kancelarii notarialnej wskazanej w rejestrze i zapytać o możliwość otrzymania wypisu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Wypis może otrzymać osoba uprawniona na podstawie przepisów, w szczególności strona odpowiedniej czynności notarialnej, jej następca prawny albo inna osoba wykazująca interes prawny. Samo odnalezienie wpisu nie daje każdej osobie nieograniczonego prawa do dokumentu.

Jeżeli kancelaria zakończyła działalność lub notariusz nie prowadzi już praktyki, należy ustalić miejsce przechowywania dokumentacji notarialnej, kontaktując się z właściwą izbą notarialną lub sądem.

Brak wpisu w Rejestrze Spadkowym – co to oznacza?

Negatywny wynik wyszukiwania nie jest urzędowym potwierdzeniem, że postępowanie spadkowe nigdy się nie odbyło. Nie dowodzi również, że nie istnieje testament albo że dana osoba nie nabyła spadku.

Przyczyną braku wyniku może być między innymi:

• brak przeprowadzonego postępowania o stwierdzenie nabycia spadku lub brak notarialnego poświadczenia dziedziczenia;
• sporządzenie dokumentu przed okresem objętym rejestrem, zwłaszcza wcześniejszego orzeczenia sądu;
• niepełne lub niezgodne dane wyszukiwania, w tym brak numeru PESEL we wpisie;
• brak zakończenia postępowania lub niedokonanie jeszcze odpowiedniego wpisu;
• istnienie dokumentów zagranicznych, które nie podlegają rejestracji w polskim Rejestrze Spadkowym.

Jeżeli sprawa dotyczy dawnego postanowienia sądu, dalszych informacji można szukać we właściwym sądzie i jego archiwum. W przypadku niepewności co do dokumentu notarialnego pomocne może być ustalenie kancelarii, w której przeprowadzano czynności.

Nie ma wpisu – jak rozpocząć sprawę spadkową?

Jeżeli po sprawdzeniu dostępnych informacji okaże się, że nabycie spadku nie zostało jeszcze formalnie potwierdzone, można rozważyć przeprowadzenie postępowania sądowego albo uzyskanie notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia.

Wybór zależy między innymi od tego, czy znani są wszyscy potencjalni spadkobiercy, czy istnieje testament, czy występuje spór oraz czy spełnione są warunki do przeprowadzenia czynności notarialnej.

Gdy konieczne jest wystąpienie do sądu, pomocny będzie poradnik Jak założyć sprawę spadkową, wyjaśniający rozpoczęcie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.

Osoba, która nie może osobiście uczestniczyć w czynnościach lub postępowaniu, powinna sprawdzić możliwość działania przez przedstawiciela. Zasady i wymagania formalne omawia artykuł Pełnomocnictwo do sprawy spadkowej. Możliwość zastępstwa zależy od rodzaju czynności oraz właściwych przepisów.

Przed rozpoczęciem formalności należy zgromadzić dokumenty pozwalające wykazać śmierć spadkodawcy, pokrewieństwo lub inne podstawy dziedziczenia. Szczegółowe informacje zawiera poradnik Dokumenty do sprawy spadkowej.

Czy można samodzielnie dopisać spadek do rejestru?

Nie. Spadkobierca nie może samodzielnie utworzyć wpisu przez formularz internetowy. Wpisów dokonują uprawnione sądy i notariusze w związku z przewidzianymi przepisami dokumentami i rozstrzygnięciami.

Jeżeli masz już dokument potwierdzający dziedziczenie, lecz nie możesz odnaleźć go w wyszukiwarce, skontaktuj się z sądem albo notariuszem, który go sporządził lub wydał. Pozwoli to ustalić, czy dokument podlegał rejestracji i czy wpis został dokonany.

Rejestr Spadkowy a testament – czy można sprawdzić ostatnią wolę zmarłego?

Rejestr Spadkowy nie jest wyszukiwarką testamentów. Służy do odnajdywania informacji o dokumentach potwierdzających prawa do spadku, niezależnie od tego, czy dziedziczenie następuje na podstawie testamentu, czy ustawy.

Odrębną instytucją jest Notarialny Rejestr Testamentów (NORT). Nie jest to publiczna baza umożliwiająca każdemu swobodne odczytywanie testamentów. Po śmierci testatora informację o zarejestrowanym testamencie można uzyskiwać w przewidzianym trybie za pośrednictwem notariusza, po wykazaniu śmierci spadkodawcy.

Także brak informacji w NORT nie dowodzi, że testament nie istnieje. Rejestracja testamentu nie jest obowiązkowa, a testament własnoręczny może pozostawać poza tym rejestrem.

Jeżeli odnaleziono testament, lecz nie przeprowadzono jeszcze formalnego potwierdzenia nabycia spadku, samo jego istnienie nie oznacza, że w Rejestrze Spadkowym powinien już znajdować się wpis.

Czy sprawdzenie Rejestru Spadkowego jest płatne?

Podstawowe wyszukiwanie w publicznej części Rejestru Spadkowego jest bezpłatne. Nie trzeba płacić za samo sprawdzenie, czy odpowiedni dokument został zarejestrowany i gdzie go poszukiwać.

Należy jednak odróżnić wyszukiwanie od dalszych czynności urzędowych i notarialnych.

Opłata za wpis nie jest opłatą za korzystanie z wyszukiwarki. Nie należy także utożsamiać jej z całkowitym kosztem przeprowadzenia sprawy spadkowej.

Jakie terminy mają znaczenie przy sprawdzaniu rejestru?

Prawo nie ustanawia ogólnego terminu, w którym członek rodziny musi sprawdzić wpis w Rejestrze Spadkowym. Samo wyszukiwanie nie wywołuje również skutku w postaci przyjęcia lub odrzucenia spadku.

Nie oznacza to jednak, że można bez ryzyka odkładać wszystkie formalności.

Na przyjęcie albo odrzucenie spadku obowiązuje co do zasady sześciomiesięczny termin liczony od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swojego powołania do spadku (art. 1015 Kodeksu cywilnego). Brak oświadczenia w tym terminie co do zasady oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza. Szczególne przepisy regulują między innymi sytuację osób niemających pełnej zdolności do czynności prawnych.

Termin ten nie rozpoczyna się automatycznie od chwili znalezienia wpisu w rejestrze. Decydujące są okoliczności uzyskania wiedzy o powołaniu do spadku.

Najczęstsze pytania o Rejestr Spadkowy

Czy można sprawdzić spadek po osobie, z którą nie jest się spokrewnionym?

Tak. Podstawowe informacje w publicznej wyszukiwarce mogą być sprawdzane również przez osobę niespokrewnioną, jeżeli dysponuje ona danymi potrzebnymi do wyszukania wpisu. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do otrzymania wypisu aktu lub odpisu orzeczenia. W tym zakresie mogą obowiązywać ograniczenia i konieczność wykazania interesu prawnego.

Czy wpis potwierdza, że zmarły pozostawił mieszkanie lub pieniądze?

Nie. Rejestr nie jest ewidencją składników spadku. Do ustalenia, czy do masy spadkowej należała nieruchomość, rachunek bankowy lub inne prawa, potrzebne mogą być odrębne dokumenty i czynności, na przykład analiza księgi wieczystej, dokumentacji bankowej albo aktów własności.

Czy Rejestr Spadkowy pokaże, że ktoś odrzucił spadek?

Nie należy traktować go jako kompletnej ewidencji oświadczeń o odrzuceniu spadku. Rejestr może wskazać dokument potwierdzający ostatecznie ustalone dziedziczenie, ale samego faktu i daty złożenia konkretnego oświadczenia trzeba poszukiwać w odpowiednich dokumentach sądowych lub notarialnych.

Czy w rejestrze znajdę informacje o spadku po osobie zmarłej wiele lat temu?

To zależy od rodzaju i daty dokumentu. Rejestr obejmuje akty poświadczenia dziedziczenia rejestrowane od 1 marca 2009 r., a sądowe stwierdzenia nabycia spadku od 8 września 2016 r. Sam fakt, że spadkodawca zmarł wcześniej, nie wyklucza późniejszego wpisu, jeżeli właściwy dokument został sporządzony lub wydany w okresie objętym rejestrem. Starszych orzeczeń należy poszukiwać także bezpośrednio w sądach.

Czy można znaleźć wpis na podstawie nazwiska spadkobiercy?

Publiczna wyszukiwarka służy przede wszystkim odnajdywaniu dokumentów według danych spadkodawcy, czyli osoby zmarłej. Jeżeli znasz wyłącznie nazwisko potencjalnego spadkobiercy, może to nie wystarczyć. Potrzebne będą dane pozwalające zidentyfikować zmarłego.

Co zrobić, jeżeli wpis zawiera nieprawidłowe informacje?

Najpierw należy ustalić, czy problem dotyczy danych rejestrowych, czy treści dokumentu, na podstawie którego dokonano wpisu. Następnie trzeba skontaktować się z właściwym notariuszem albo sądem. Jeżeli niezgodność wynika z samego orzeczenia lub aktu, może być konieczne zastosowanie odpowiedniej procedury sprostowania, zmiany lub uchylenia dokumentu. Sam rejestr nie służy do samodzielnego korygowania rozstrzygnięć o dziedziczeniu.