Europejskie poświadczenie spadkowe – kiedy jest potrzebne?

Europejskie poświadczenie spadkowe jest dokumentem unijnym, który pomaga spadkobiercy załatwić sprawę po zmarłym poza granicami państwa, w którym prowadzono główne postępowanie spadkowe. W praktyce chodzi najczęściej o sytuację, w której zmarły mieszkał w Polsce, ale miał konto, nieruchomość, samochód, firmę, udziały albo inne aktywa w innym państwie europejskim.

EPS nie zastępuje każdej krajowej procedury spadkowej i nie rozwiązuje wszystkich problemów rodzinnych po zmarłym. Jest narzędziem do wykazania określonych uprawnień za granicą. Dlatego przed złożeniem wniosku trzeba ustalić, gdzie zmarły miał ostatnie zwykłe miejsce pobytu, jakie prawo spadkowe ma zastosowanie, czy istnieje testament i jaki konkretnie majątek trzeba objąć czynnościami.

Europejskie poświadczenie spadkowe – kiedy jest potrzebne? – kiedy temat ma znaczenie w praktyce?

Europejskie poświadczenie spadkowe jest potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy sprawa spadkowa ma element transgraniczny. Nie wystarczy więc samo obywatelstwo innego państwa albo fakt, że część rodziny mieszka poza Polską. Najważniejsze jest to, czy po zmarłym trzeba wykazać prawa do spadku w innym państwie objętym unijnym rozporządzeniem spadkowym.

Dokument może być przydatny, gdy spadkobierca chce:

• uzyskać dostęp do rachunku bankowego zmarłego za granicą,
• wpisać swoje prawa do zagranicznego rejestru nieruchomości,
• sprzedać albo przerejestrować składnik majątku znajdujący się za granicą,
• wykazać przed zagranicznym notariuszem, bankiem, urzędem lub rejestrem, że jest spadkobiercą,
• potwierdzić zakres udziału w spadku albo uprawnienia wykonawcy testamentu.

EPS ma znaczenie w państwach, które stosują rozporządzenie UE nr 650/2012. Nie należy jednak zakładać, że będzie wystarczające w każdym kraju świata. W przypadku państw spoza tego systemu, np. państw poza UE albo państw wyłączonych z rozporządzenia, konieczna może być odrębna procedura, tłumaczenie, legalizacja, apostille albo uznanie dokumentu według prawa lokalnego.

Jeżeli problem polega na tym, że spadkobierca ma już dokument zagraniczny i chce wykorzystać go w Polsce, sytuacja może wymagać innej analizy niż samo wydanie EPS. Przykładem jest sprawa opisana w artykule norweski dokument spadkowy a działka w Polsce.

Kto dziedziczy i od czego zacząć ustalenia?

Przed złożeniem wniosku o europejskie poświadczenie spadkowe trzeba ustalić podstawowe kwestie spadkowe. Organ wydający EPS nie powinien poświadczać praw, których nie można wiarygodnie wykazać. W praktyce pierwsze pytania brzmią: kto zmarł, gdzie miał ostatnie zwykłe miejsce pobytu, czy zostawił testament, kto należy do kręgu spadkobierców i jaki majątek wymaga załatwienia za granicą.

W sprawach transgranicznych kluczowe znaczenie ma rozporządzenie UE nr 650/2012. Co do zasady sprawę spadkową prowadzi się według jurysdykcji państwa ostatniego zwykłego miejsca pobytu zmarłego. Osoba sporządzająca testament mogła jednak wybrać jako prawo właściwe prawo państwa swojego obywatelstwa. Ten wybór nie zawsze oznacza automatycznie zmianę sądu, ale może mieć wpływ na ocenę kręgu spadkobierców i treść uprawnień.

Jeżeli stosuje się prawo polskie, krąg spadkobierców ustawowych ustala się według Kodeksu cywilnego. W pierwszej kolejności dziedziczą zwykle dzieci i małżonek, ale testament, wydziedziczenie, odrzucenie spadku, niegodność dziedziczenia albo wcześniejsza śmierć spadkobiercy mogą zmienić wynik. EPS ma potwierdzić ustalony stan, a nie zastępować pełny spór o to, kto dziedziczy.

Wątki poboczne trzeba rozdzielić od głównego celu. Jeżeli problem dotyczy np. błędnego lub pochopnego odrzucenia spadku, temat EPS jest tylko konsekwencją dalszych ustaleń. Szerzej omawia to osobny artykuł: odwołanie odrzucenia spadku – kiedy jest możliwe.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Lista dokumentów zależy od tego, czy sprawa jest prowadzona w sądzie, czy u notariusza, czy spadek był już wcześniej potwierdzony w Polsce oraz jaki majątek znajduje się za granicą. Najczęściej trzeba przygotować dokumenty potwierdzające śmierć spadkodawcy, relacje rodzinne, podstawę dziedziczenia i cel wykorzystania poświadczenia.

W praktyce przydatne będą zwłaszcza:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• odpisy aktów urodzenia i małżeństwa spadkobierców, jeżeli są potrzebne do wykazania pokrewieństwa lub zmiany nazwiska,
• testament, jeżeli istnieje, oraz dokumenty dotyczące jego otwarcia i ogłoszenia,
• prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia, jeśli zostały już wydane,
• dane wszystkich znanych spadkobierców, zapisobierców, wykonawców testamentu albo zarządców spadku,
• informacje o majątku za granicą, np. numer rachunku, dane banku, numer księgi lub rejestru, adres nieruchomości, dane spółki,
• dokumenty zagraniczne dotyczące majątku lub wymagań instytucji, która żąda poświadczenia,
• tłumaczenia przysięgłe dokumentów obcojęzycznych, jeśli organ ich wymaga.

Warto od razu sprawdzić, czego oczekuje zagraniczny bank, urząd albo rejestr. Czasami instytucja wymaga konkretnego zakresu danych w EPS, np. wskazania udziałów, uprawnienia do określonego składnika majątku albo informacji o wykonawcy testamentu. Jeżeli wniosek będzie zbyt ogólny, może się okazać, że uzyskany odpis nie załatwi planowanej czynności.

Sąd, notariusz czy inna procedura?

W Polsce europejskie poświadczenie spadkowe może zostać wydane w procedurze sądowej albo notarialnej. Wybór ścieżki zależy głównie od tego, czy stan faktyczny jest bezsporny, czy wszyscy zainteresowani są znani, czy dokumenty są kompletne oraz czy konieczne jest przeprowadzenie postępowania dowodowego.

Nie zawsze najszybsza droga będzie najlepsza. Jeżeli w sprawie występuje spór o testament, konflikt między spadkobiercami, niejasne miejsce zwykłego pobytu zmarłego albo problem z ustaleniem wszystkich uczestników, notariusz może nie być właściwą drogą praktyczną. Wtedy sprawę trzeba skierować do sądu albo najpierw przeprowadzić krajowe postępowanie spadkowe.

Kiedy wystarczy notariusz?

Notariusz może być dobrym wyborem, gdy sprawa jest uporządkowana i bezsporna. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której znani są wszyscy spadkobiercy, nie ma konfliktu co do testamentu, dokumenty stanu cywilnego są kompletne, a cel wydania EPS jest jasno określony.

W praktyce notarialna ścieżka sprawdzi się, gdy rodzina zgodnie potwierdza krąg spadkobierców, wcześniej sporządzono akt poświadczenia dziedziczenia albo można go sporządzić równolegle, a zagraniczna instytucja potrzebuje jedynie formalnego dokumentu do wykonania czynności. Notariusz może jednak odmówić czynności, jeśli nie ma podstaw do pewnego ustalenia treści poświadczenia albo trzeba rozstrzygnąć spór.

Kiedy trzeba iść do sądu?

Droga sądowa jest właściwa lub bezpieczniejsza, gdy sprawa wymaga rozstrzygnięcia, wezwania uczestników, oceny dowodów albo usunięcia sprzeczności między dokumentami. Sąd będzie konieczny zwłaszcza przy sporze o ważność testamentu, niepewności co do kręgu spadkobierców, braku kontaktu z uczestnikiem, zarzutach dotyczących odrzucenia spadku albo konflikcie o zakres udziałów.

Do sądu warto skierować sprawę również wtedy, gdy jeden ze spadkobierców mieszka za granicą i trzeba prawidłowo przeprowadzić doręczenia lub umożliwić udział w postępowaniu. W takim przypadku przydatny może być artykuł spadkobierca za granicą a rozprawa spadkowa.

Terminy, opłaty i najważniejsze formalności

Na złożenie wniosku o europejskie poświadczenie spadkowe nie ma jednego ogólnego terminu liczonego od śmierci spadkodawcy. Trzeba jednak pilnować terminów powiązanych ze sprawą spadkową. Najważniejszy w praktyce bywa sześciomiesięczny termin na złożenie oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku, liczony od dnia, w którym dana osoba dowiedziała się o tytule swojego powołania do spadku.

Osobno trzeba kontrolować terminy podatkowe. W polskich sprawach podatku od spadków i darowizn najbliższa rodzina może korzystać ze zwolnienia, ale zwykle wymaga to zgłoszenia nabycia w terminie 6 miesięcy od powstania obowiązku podatkowego, jeśli nie działa wyjątek związany z formą aktu notarialnego. Majątek za granicą może powodować dodatkowe obowiązki w państwie położenia majątku.

Koszty zależą od trybu. W sądzie opłata od wniosku o wydanie europejskiego poświadczenia spadkowego wynosi 300 zł. W kancelarii notarialnej maksymalna taksa za czynności dotyczące EPS wynosi zasadniczo 400 zł, do czego mogą dojść podatki, wypisy, poświadczone odpisy, tłumaczenia i inne wydatki związane z konkretną sprawą.

Istotna jest także ważność odpisów. Oryginał EPS pozostaje u organu, który go wydał, a zainteresowany posługuje się poświadczonym odpisem. Taki odpis co do zasady jest ważny przez 6 miesięcy, chyba że organ w uzasadnionym przypadku oznaczy dłuższy termin. Dlatego nie zawsze opłaca się występować o dokument z dużym wyprzedzeniem, jeśli zagraniczna czynność będzie wykonywana dopiero za kilka miesięcy.

Co zrobić krok po kroku?

Najbezpieczniej zacząć od ustalenia celu dokumentu. Inaczej przygotowuje się wniosek dla banku, inaczej dla rejestru nieruchomości, a jeszcze inaczej, gdy chodzi o wykazanie uprawnień wykonawcy testamentu. EPS powinno odpowiadać realnej czynności, którą spadkobierca chce wykonać za granicą.

1. Ustal, czy sprawa ma element transgraniczny. Sprawdź, czy po zmarłym istnieje majątek, konto, nieruchomość, udział w spółce albo inna czynność do wykonania w państwie stosującym rozporządzenie UE nr 650/2012.
2. Sprawdź, gdzie zmarły miał ostatnie zwykłe miejsce pobytu. To punkt wyjścia do ustalenia jurysdykcji i prawa właściwego.
3. Zweryfikuj testament. Jeżeli testament istnieje, trzeba ustalić, czy zawiera wybór prawa, kto jest powołany do spadku i czy dokument nie jest kwestionowany.
4. Ustal krąg spadkobierców. Zbierz akty stanu cywilnego i dane uczestników, także tych mieszkających za granicą.
5. Sprawdź wymagania zagranicznej instytucji. Poproś bank, rejestr albo urząd o informację, jakiego dokumentu oczekuje i czy wymaga tłumaczenia.
6. Wybierz sąd albo notariusza. Przy sprawie bezspornej rozważ notariusza, a przy sporze, brakach lub niepewności przygotuj wniosek do sądu.
7. Złóż wniosek i załącz dokumenty. We wniosku wskaż, jakie prawa mają być poświadczone i do czego dokument będzie użyty.
8. Po wydaniu EPS sprawdź treść odpisu. Zweryfikuj dane osobowe, udziały, zakres uprawnień, termin ważności odpisu i ewentualne załączniki.

Jeżeli spadkobierca mieszka za granicą i obawia się udziału w rozprawie w Polsce, nie należy ignorować korespondencji z sądu. O konsekwencjach i możliwych rozwiązaniach piszemy szerzej w artykule niestawienie się na rozprawie spadkowej z powodu pracy za granicą.

Jak temat łączy się z działem spadku, testamentem, zachowkiem albo podatkiem?

Europejskie poświadczenie spadkowe nie jest tym samym co dział spadku. EPS może potwierdzać, kto jest spadkobiercą i jaki ma udział, ale samo w sobie zwykle nie zastępuje umowy albo orzeczenia dzielącego majątek między spadkobierców. Jeżeli kilka osób dziedziczy wspólnie nieruchomość albo środki pieniężne, po uzyskaniu EPS nadal może być potrzebny dział spadku.

Testament ma znaczenie, bo może wskazywać spadkobiercę, zapisobiercę, wykonawcę testamentu, a czasem także wybór prawa właściwego. Jeżeli testament jest sporny, organ wydający EPS nie powinien pomijać konfliktu. Najpierw trzeba rozstrzygnąć, czy testament jest ważny i jakie skutki wywołuje.

Zachowek to osobne roszczenie pieniężne. Osoba pominięta w testamencie może mieć roszczenie o zachowek, ale EPS nie jest pozwem o zachowek i nie przesądza automatycznie, czy roszczenie istnieje ani jaka jest jego wysokość. W praktyce można mieć EPS potrzebne do czynności za granicą i równolegle spór o zachowek w odrębnym trybie.

Podatek również wymaga osobnej analizy. Uzyskanie EPS nie oznacza automatycznie, że obowiązki podatkowe są wykonane. Trzeba sprawdzić polski podatek od spadków i darowizn, ewentualne zwolnienie dla najbliższej rodziny, obowiązek zgłoszenia oraz przepisy państwa, w którym znajduje się majątek.

Jeżeli głównym celem jest przejęcie konkretnego mieszkania po zmarłym, trzeba ustalić nie tylko dokument spadkowy, lecz także wpis w księdze wieczystej, ewentualny dział spadku i obowiązki podatkowe. Praktyczny kontekst krajowy pokazuje artykuł jak przejąć mieszkanie po zmarłej matce.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Najczęstszy błąd polega na złożeniu wniosku o EPS bez sprawdzenia, czy dokument jest w ogóle potrzebny. Jeżeli cały majątek znajduje się w Polsce i wszystkie czynności będą wykonywane w Polsce, często wystarczy krajowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.

Drugim ryzykiem jest pomylenie prawa właściwego z miejscem położenia majątku. To, że nieruchomość znajduje się za granicą, nie zawsze oznacza, że cała sprawa spadkowa ma być prowadzona według prawa tego państwa. W sprawach unijnych punktem wyjścia jest ostatnie zwykłe miejsce pobytu zmarłego, chyba że znaczenie ma skuteczny wybór prawa albo szczególne reguły jurysdykcyjne.

Kolejny problem to niepełne dokumenty. Brak aktu małżeństwa, zmiana nazwiska, nieujawniony testament, nieznany adres spadkobiercy albo dokument w języku obcym bez tłumaczenia mogą zatrzymać całą procedurę.

Ryzykowne jest także traktowanie EPS jako dokumentu do wszystkiego. EPS może potwierdzić status i uprawnienia, ale nie zastąpi rozliczeń między spadkobiercami, działu spadku, pozwu o zachowek, zgłoszenia podatkowego ani lokalnych formalności rejestrowych, jeżeli prawo danego państwa ich wymaga.

FAQ

Czy europejskie poświadczenie spadkowe jest obowiązkowe?

Nie. EPS jest narzędziem fakultatywnym. W sprawie wyłącznie krajowej zwykle wystarcza postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia. EPS jest potrzebne głównie wtedy, gdy prawa spadkowe trzeba wykazać w innym państwie objętym rozporządzeniem UE nr 650/2012.

Czy EPS działa w każdym kraju?

Nie. EPS działa w państwach stosujących unijne rozporządzenie spadkowe. Nie należy zakładać, że będzie skuteczne w każdym państwie poza tym systemem. W takich przypadkach mogą być potrzebne lokalne dokumenty, tłumaczenia, apostille, legalizacja albo osobne postępowanie.

Czy EPS zastępuje stwierdzenie nabycia spadku?

Nie w każdym sensie. EPS może potwierdzać prawa spadkowe do użycia za granicą, ale w polskim obrocie podstawowymi dokumentami pozostają postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i akt poświadczenia dziedziczenia. W wielu sprawach EPS jest dokumentem dodatkowym, uzyskiwanym po ustaleniu dziedziczenia.

Czy można uzyskać EPS u notariusza?

Tak, w Polsce jest to możliwe. Notariusz sprawdzi się zwłaszcza w sprawach bezspornych, przy kompletnych dokumentach i znanym kręgu spadkobierców. Jeżeli trzeba rozstrzygać spór, wzywać uczestników albo oceniać dowody, właściwsza będzie droga sądowa.

Ile kosztuje europejskie poświadczenie spadkowe?

W sądzie opłata od wniosku o wydanie EPS wynosi 300 zł. U notariusza maksymalna taksa za czynności dotyczące EPS wynosi zasadniczo 400 zł. Do tego mogą dojść koszty wypisów, odpisów, tłumaczeń, podatku VAT przy czynnościach notarialnych i innych wydatków zależnych od sprawy.

Jak długo ważne jest europejskie poświadczenie spadkowe?

Oryginał pozostaje u organu wydającego, a spadkobierca posługuje się poświadczonym odpisem. Odpis jest co do zasady ważny przez 6 miesięcy. Organ może w uzasadnionych przypadkach oznaczyć dłuższy termin ważności odpisu.

Czy EPS rozwiązuje sprawę podatku od spadku?

Nie. EPS nie jest zgłoszeniem podatkowym i nie zastępuje rozliczeń z urzędem skarbowym. Po nabyciu spadku trzeba osobno sprawdzić obowiązki podatkowe w Polsce oraz w państwie, w którym znajduje się majątek.

Podsumowanie

Europejskie poświadczenie spadkowe warto rozważyć wtedy, gdy po zmarłym trzeba wykazać prawa do spadku za granicą. Najpierw należy ustalić jurysdykcję, prawo właściwe, krąg spadkobierców, istnienie testamentu i konkretny cel wykorzystania dokumentu. Dopiero potem można zdecydować, czy wystarczy notariusz, czy konieczne będzie postępowanie sądowe.

Jeżeli sprawa jest prosta, bezsporna i dobrze udokumentowana, EPS może znacznie ułatwić kontakt z zagranicznym bankiem, urzędem albo rejestrem. Jeżeli pojawia się spór, nieznani spadkobiercy, dokumenty z kilku państw albo problem podatkowy, lepiej przeanalizować sprawę przed złożeniem wniosku, aby uniknąć kosztownych poprawek i opóźnień.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 z 4 lipca 2012 r., w szczególności art. 4, art. 21, art. 22 oraz art. 62–73.
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, w szczególności przepisy dotyczące europejskiego poświadczenia spadkowego.
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 24 ust. 1 pkt 4.
• Kodeks cywilny – przepisy o dziedziczeniu ustawowym, testamencie, przyjęciu i odrzuceniu spadku oraz zachowku.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.