Akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza – warunki, dokumenty i koszty

Czy można uzyskać akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza?

Tak, jeżeli notariusz może bez sporu i bez istotnych wątpliwości ustalić podstawę dziedziczenia, osoby spadkobierców oraz wysokość ich udziałów. Akt może dotyczyć dziedziczenia ustawowego albo testamentowego. Wyłączone jest natomiast dziedziczenie na podstawie testamentów szczególnych, np. testamentu ustnego.

Jeżeli nie ma testamentu, notariusz ustala krąg spadkobierców według Kodeksu cywilnego. W typowej sprawie po rodzicu będą to jego dzieci oraz małżonek, jeżeli żył w chwili otwarcia spadku. Przy spadku po obojgu rodzicach trzeba zwykle przeprowadzić dwie odrębne sprawy: najpierw po rodzicu zmarłym wcześniej, a następnie po drugim. Udział odziedziczony przez drugiego małżonka może bowiem wejść później do jego spadku. Praktyczne zasady opisuje także artykuł o uregulowaniu spadku po rodzicach.

Nie obowiązuje już dawne ograniczenie, zgodnie z którym notariusz nie mógł poświadczyć dziedziczenia po osobie zmarłej przed 1 lipca 1984 r. Sama stara data śmierci nie zamyka więc obecnie drogi notarialnej. W starszych sprawach trudność może jednak wynikać z braków w dokumentacji, dawnych oświadczeń spadkowych, nieustalonego kręgu spadkobierców albo konieczności zastosowania przepisów obowiązujących w chwili otwarcia spadku.

Notariusz sporządza protokół dziedziczenia, następnie akt poświadczenia dziedziczenia i dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego. Dopiero zarejestrowany akt ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Kiedy notariusz odmówi sporządzenia aktu?

Notariusz nie rozstrzyga sporu tak jak sąd. Odmówi sporządzenia aktu przede wszystkim wtedy, gdy nie może jednoznacznie ustalić jurysdykcji, prawa właściwego, osoby spadkobiercy albo udziałów w spadku. Ustawowe przeszkody występują również wtedy, gdy:

• w odniesieniu do tego samego spadku sporządzono już akt poświadczenia dziedziczenia albo wydano postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
• w procedurze pominięto osobę, która może być spadkobiercą ustawowym, testamentowym albo zapisobiercą windykacyjnym;
• istnieje testament, który nie został otwarty i ogłoszony;
• spadkobiercy kwestionują testament, krąg dziedziczących albo wysokość udziałów;
• brak jest jurysdykcji krajowej albo sprawa z elementem zagranicznym wymaga ustaleń, których nie można bezpiecznie dokonać w procedurze notarialnej.

Jeżeli nie można skorzystać z drogi notarialnej, właściwe będzie postępowanie sądowe. Porównanie obu trybów zawiera tekst postępowanie spadkowe w sądzie czy u notariusza.

Czy wszyscy spadkobiercy muszą przyjść do jednej kancelarii?

W procedurze muszą zostać uwzględnione wszystkie osoby zainteresowane, czyli potencjalni spadkobiercy ustawowi i testamentowi oraz zapisobiercy windykacyjni. Nie oznacza to jednak bezwzględnego obowiązku jednoczesnego stawienia się wszystkich osób w jednej kancelarii.

Na wniosek osoby zainteresowanej notariusz może sporządzić projekt protokołu dziedziczenia. Pozostałe osoby mogą następnie przed tym samym albo innym notariuszem potwierdzić dane zawarte w projekcie i wyrazić zgodę na spisanie protokołu zgodnie z jego treścią. Gdy wszystkie wymagane osoby złożą takie oświadczenia, końcowy protokół może zostać spisany przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej.

Rozwiązanie to bywa przydatne, gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miastach. Nie usuwa jednak problemów związanych z pobytem za granicą, prawem obcym lub jurysdykcją. W takich sprawach sposób działania trzeba wcześniej uzgodnić z wybraną kancelarią, a niekiedy właściwsza będzie procedura sądowa albo europejskie poświadczenie spadkowe.

Dokumenty potrzebne do poświadczenia dziedziczenia

Zakres dokumentów zależy od historii rodzinnej, podstawy dziedziczenia i wcześniejszych czynności dotyczących spadku. Najczęściej trzeba przygotować:

1. odpis aktu zgonu spadkodawcy;
2. numer PESEL spadkodawcy albo dokument pozwalający go ustalić, jeżeli jest znany;
3. odpisy aktów urodzenia osób powołanych do spadku z ustawy;
4. odpisy aktów małżeństwa osób, które zmieniły nazwisko, oraz inne akty potrzebne do wykazania pokrewieństwa lub małżeństwa;
5. wszystkie znane testamenty, a także informacje o ich wcześniejszym otwarciu i ogłoszeniu;
6. dokumenty dotyczące odrzucenia spadku, zrzeczenia się dziedziczenia, uznania za niegodnego albo wcześniejszych oświadczeń o przyjęciu spadku;
7. dane wszystkich osób zainteresowanych, w tym adresy i dane identyfikacyjne wymagane przez kancelarię;
8. informacje o nieruchomościach, rachunkach, udziałach, pojeździe lub innych składnikach spadku, jeżeli będą potrzebne do dalszych czynności.

Do samego poświadczenia dziedziczenia nie zawsze trzeba przedstawić pełną dokumentację majątku, ponieważ akt ustala spadkobierców i udziały, a nie skład spadku ani sposób jego podziału. Dokumenty majątkowe stają się jednak istotne przy wpisie do księgi wieczystej, wypłacie środków z banku lub dziale spadku. Szerszą listę zawiera poradnik o dokumentach do sprawy spadkowej.

Jeżeli w dokumentach są oświadczenia o odrzuceniu, przydatna będzie też lista dokumentów potrzebnych do odrzucenia spadku u notariusza i w sądzie.

Ile kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia?

Maksymalne stawki taksy notarialnej za podstawowe czynności są określone w rozporządzeniu. Obecnie wynoszą:

• 100 zł za sporządzenie protokołu dziedziczenia;
• 50 zł za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego albo testamentowego;
• 100 zł za akt poświadczenia dziedziczenia testamentowego z zapisem windykacyjnym;
• 100 zł za sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia;
• 50 zł za protokół obejmujący zgodę na spisanie protokołu zgodnie z projektem;
• 50 zł za protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu.

Do taksy dolicza się VAT, koszt wypisów dokumentów oraz opłatę za wpis do Rejestru Spadkowego. Maksymalna stawka za wypis wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Ostateczna kwota zależy więc od liczby dokumentów, stron, spadkobierców i dodatkowych czynności.

Przy dwóch spadkach, np. po matce i po ojcu, protokół oraz akt są co do zasady sporządzane odrębnie dla każdego spadkodawcy, dlatego podstawowe opłaty nalicza się dla każdej sprawy. Przed wizytą warto poprosić kancelarię o kalkulację całkowitej ceny.

Alternatywą jest sąd. Opłata od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku wynosi 100 zł za każdy spadek, a dodatkowo pobierana jest opłata związana z wpisem orzeczenia do Rejestru Spadkowego. Sąd jest zwykle tańszy w zakresie opłat podstawowych, lecz postępowanie może trwać znacznie dłużej.

Jak przeprowadzić sprawę krok po kroku?

1. Ustal podstawę dziedziczenia. Sprawdź, czy istnieje testament i czy został otwarty oraz ogłoszony.
2. Spisz wszystkie osoby zainteresowane. Uwzględnij spadkobierców ustawowych, testamentowych i zapisobierców windykacyjnych.
3. Zbierz akty stanu cywilnego. Brak jednego dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo lub zmianę nazwiska może uniemożliwić sporządzenie aktu.
4. Ustal wcześniejsze czynności. Sprawdź, czy ktoś odrzucił spadek, zawarł umowę o zrzeczenie się dziedziczenia albo czy toczyła się już sprawa sądowa.
5. Prześlij dokumenty do kancelarii. Notariusz powinien ocenić, czy sprawa nadaje się do przeprowadzenia w tym trybie oraz czy potrzebny będzie projekt protokołu.
6. Podpisz protokół i akt. Po sporządzeniu aktu notariusz rejestruje go w Rejestrze Spadkowym.
7. Załatw formalności po dziedziczeniu. Sprawdź obowiązki podatkowe, księgę wieczystą, bank, wydział komunikacji i potrzebę przeprowadzenia działu spadku.

Stwierdzenie nabycia spadku w sądzie

Gdy notariusz nie może sporządzić aktu, należy złożyć wniosek o stwierdzenie nabycia spadku. Dokumentem kończącym sprawę jest prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.

Właściwy jest co do zasady sąd rejonowy ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy. Jeżeli miejsca tego w Polsce nie da się ustalić, właściwy jest sąd miejsca położenia majątku spadkowego lub jego części, a przy braku tych podstaw – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy.

Do wniosku dołącza się przede wszystkim akt zgonu, dokumenty wykazujące pokrewieństwo lub małżeństwo, testamenty oraz odpisy wniosku dla uczestników. Sąd może prowadzić postępowanie dowodowe, wzywać osoby zainteresowane, dokonywać ogłoszeń, ustanawiać kuratora i rozstrzygać spory, których notariusz rozpoznać nie może.

Różnice między tym trybem a drogą notarialną omawiamy w poradniku: stwierdzenie nabycia spadku a akt poświadczenia dziedziczenia.

Co zrobić po zarejestrowaniu aktu?

Zarejestrowany akt potwierdza, kto nabył spadek i w jakim udziale. Można się nim posługiwać wobec banków, urzędów, spółdzielni, sądów wieczystoksięgowych, ubezpieczycieli i innych instytucji. Nie oznacza to jednak automatycznego zakończenia wszystkich spraw.

Podatek. Osoby należące do najbliższej rodziny, które chcą skorzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn, powinny co do zasady złożyć SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy od zarejestrowania aktu. Od 2026 r. ustawa pozwala wystąpić o przywrócenie tego terminu, jeżeli podatnik uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Przy dawnych spadkach trzeba dodatkowo ustalić przepisy obowiązujące dla konkretnego nabycia.

Księga wieczysta. Sam akt nie zmienia automatycznie wpisu właściciela. Po sporządzeniu aktu spadkobierca może jednak zażądać, aby notariusz sporządził dodatkowy protokół i elektronicznie złożył wniosek o wpis prawa w księdze wieczystej. Można też samodzielnie złożyć formularz KW-WPIS wraz z dokumentem potwierdzającym dziedziczenie.

Dział spadku. Akt nie przyznaje konkretnych rzeczy poszczególnym osobom. Jeżeli spadkobierców jest kilku, pozostają oni współuprawnieni do całego spadku w częściach ułamkowych. Przyznanie mieszkania jednej osobie, podział pieniędzy, samochodu albo ustalenie spłat wymaga umownego lub sądowego działu spadku.

Długi spadkowe. Poświadczenie dziedziczenia nie usuwa odpowiedzialności za zobowiązania zmarłego. Jeżeli termin na złożenie oświadczenia jeszcze biegnie, trzeba świadomie zdecydować o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. W sprawach objętych obecnym brzmieniem art. 1015 Kodeksu cywilnego brak oświadczenia w terminie 6 miesięcy oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza; przy starszych spadkach należy sprawdzić przepisy przejściowe.

FAQ

Czy data śmierci przed 1 lipca 1984 r. wyklucza notariusza?

Nie. Takie ograniczenie występowało w dawnych przepisach, lecz obecne Prawo o notariacie go nie zawiera. W starej sprawie notariusz może jednak odmówić, jeżeli nie da się pewnie ustalić spadkobierców, dawnych oświadczeń lub prawa właściwego.

Czy wszyscy spadkobiercy muszą stawić się jednocześnie?

Nie zawsze. Wszyscy muszą zostać objęci procedurą i złożyć wymagane oświadczenia, ale mogą potwierdzić projekt protokołu przed tym samym albo różnymi notariuszami. Po zebraniu zgód końcowy protokół może zostać spisany przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej.

Czy notariusz może poświadczyć dziedziczenie z testamentu?

Tak, jeżeli testament nie jest testamentem szczególnym, został otwarty i ogłoszony, a jego ważność oraz skutki nie budzą wątpliwości. Spór o podpis, świadomość spadkodawcy lub kilka sprzecznych testamentów zwykle wymaga sądu.

Czy można zrobić dwa spadki podczas jednej wizyty?

Często organizacyjnie jest to możliwe, np. po obojgu rodzicach, ale prawnie są to dwie odrębne sprawy. Dla każdego spadkodawcy sporządza się osobny protokół i akt, a opłaty nalicza się oddzielnie.

Czy akt poświadczenia dziedziczenia dzieli mieszkanie?

Nie. Akt wskazuje spadkobierców i ich udziały w całym spadku. Przyznanie mieszkania jednej osobie ze spłatą pozostałych wymaga działu spadku.

Czy po akcie trzeba złożyć SD-Z2?

Najbliższa rodzina chcąca skorzystać ze zwolnienia podatkowego powinna co do zasady złożyć SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od rejestracji aktu, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Przy uchybieniu bez winy można obecnie wnioskować o przywrócenie terminu.

Co jest tańsze: notariusz czy sąd?

Sąd zwykle ma niższe opłaty podstawowe, ale trwa dłużej. Notariusz pozwala często zakończyć prostą i zgodną sprawę szybciej, lecz do taksy dochodzą VAT, wypisy, opłata rejestrowa i ewentualne dodatkowe czynności.

Podsumowanie

Akt poświadczenia dziedziczenia jest dobrym rozwiązaniem, gdy krąg spadkobierców jest znany, dokumenty są kompletne i nie ma sporu. Obecnie sama śmierć spadkodawcy przed 1 lipca 1984 r. nie wyklucza notariusza, a osoby zainteresowane nie zawsze muszą stawiać się jednocześnie w jednej kancelarii.

Przed wizytą trzeba ustalić testamenty, wszystkich potencjalnych spadkobierców i wcześniejsze oświadczenia dotyczące spadku. Po zarejestrowaniu aktu należy osobno dopilnować podatku, księgi wieczystej, instytucji posiadających majątek zmarłego oraz ewentualnego działu spadku.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 95a–95n – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – tekst aktu

3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – tekst aktu

4. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – tekst jednolity

5. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej – tekst jednolity

6. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.