Sprawa spadkowa u notariusza w innym mieście a mieszkanie w spadku

Czy sprawę spadkową można załatwić u notariusza w innym mieście?

Tak. Notarialne poświadczenie dziedziczenia nie jest związane z miejscem położenia mieszkania ani z miejscem śmierci spadkodawcy. Jeżeli brat zmarł w Pile, a mieszkanie znajduje się w Toruniu, sprawę można przeprowadzić u notariusza w Pile, w Toruniu, w Krakowie albo w każdej innej miejscowości w Polsce. Decydujące jest to, czy notariusz może bez wątpliwości ustalić krąg spadkobierców i ich udziały.

Trzeba jednak pamiętać, że sprawa spadkowa nie dotyczy wyłącznie mieszkania w Toruniu. Stwierdzenie nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia obejmuje cały spadek po zmarłym: udział w mieszkaniu, rachunki bankowe, ruchomości, ewentualne prawa majątkowe oraz długi spadkowe.

W praktyce notariusz będzie mógł przeprowadzić sprawę wtedy, gdy wszyscy zainteresowani są znani, nie ma sporu co do testamentu lub dziedziczenia ustawowego i można odebrać wymagane oświadczenia. Jeżeli jeden ze spadkobierców kwestionuje udziały, nie chce współpracować albo istnieje spór co do ważności testamentu, bezpieczniejszym i często koniecznym trybem będzie postępowanie sądowe.

Kiedy właściwy jest sąd, a kiedy notariusz?

U notariusza można uzyskać akt poświadczenia dziedziczenia. Jest to dokument, który po zarejestrowaniu w Rejestrze Spadkowym ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego albo testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych. Więcej o praktycznym wyborze tej procedury wyjaśniamy w artykule akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza – kiedy się opłaca.

Jeżeli spadkobiercy zastanawiają się nad wyborem procedury, pomocne może być także porównanie stwierdzenie nabycia spadku czy akt poświadczenia dziedziczenia, ponieważ oba dokumenty prowadzą do potwierdzenia praw do spadku, ale różnią się trybem, szybkością i warunkami zastosowania.

Jeżeli sprawa ma trafić do sądu, właściwość określa art. 628 Kodeksu postępowania cywilnego. Do czynności w postępowaniu spadkowym właściwy jest sąd ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy. Dopiero gdy tego miejsca w Polsce nie da się ustalić, właściwy będzie sąd miejsca, w którym znajduje się majątek spadkowy lub jego część. Gdy nie da się zastosować także tej zasady, sądem spadku jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy.

W opisanej sytuacji oznacza to, że jeżeli brat faktycznie mieszkał i miał centrum życia w Pile, sądem spadku będzie co do zasady sąd właściwy dla Piły, a nie sąd w Toruniu tylko dlatego, że tam znajduje się mieszkanie. U notariusza takiego ograniczenia terytorialnego nie ma.

Kto musi uczestniczyć w sprawie spadkowej u notariusza?

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. Chodzi przede wszystkim o osoby, które mogą wchodzić w krąg spadkobierców ustawowych albo testamentowych, a także osoby, na rzecz których spadkodawca uczynił zapis windykacyjny.

Jeżeli zmarły brat pozostawił żonę, jej stanowisko ma znaczenie. Nie można po prostu pominąć żony dlatego, że nie może przyjechać albo nie podjęła jeszcze decyzji, czy spadek przyjmie. Jeżeli nie złożyła oświadczenia o odrzuceniu spadku, pozostaje osobą, którą trzeba uwzględnić przy ustalaniu kręgu spadkobierców.

Osoba powołana do spadku ma 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziała się o tytule swojego powołania, na złożenie oświadczenia o przyjęciu spadku wprost, przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo odrzuceniu spadku. Brak oświadczenia w tym terminie oznacza obecnie przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza, czyli z ograniczeniem odpowiedzialności za długi spadkowe do wartości stanu czynnego spadku.

Jeżeli problemem jest tylko dojazd, warto zapytać notariusza o praktyczne rozwiązania: czynność poza kancelarią, sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia przy udziale danej osoby albo ustalenie innego terminu. Jeżeli problemem jest brak zgody, choroba uniemożliwiająca świadome złożenie oświadczeń albo spór między spadkobiercami, konieczne może być postępowanie sądowe.

Jakie dokumenty przygotować do notariusza?

Zakres dokumentów zależy od sytuacji rodzinnej i od tego, czy istnieje testament. Przed wizytą warto skontaktować się z wybraną kancelarią notarialną, ponieważ notariusz zwykle podaje własną listę dokumentów po wstępnym ustaleniu stanu faktycznego.

Najczęściej potrzebne są:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• numer PESEL spadkodawcy albo dokument pozwalający go ustalić,
• odpis aktu małżeństwa zmarłego, jeżeli pozostawał w małżeństwie,
• odpisy aktów urodzenia spadkobierców, a przy zmianie nazwiska także odpisy aktów małżeństwa,
• testament, jeżeli został sporządzony,
• informacje o osobach, które mogłyby dziedziczyć: dzieciach, małżonku, rodzicach, rodzeństwie, dalszej rodzinie albo spadkobiercach testamentowych,
• informacje o wcześniejszych oświadczeniach o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, umowach zrzeczenia się dziedziczenia, orzeczeniach o niegodności dziedziczenia albo wcześniejszych sprawach spadkowych,
• numer księgi wieczystej mieszkania lub dokumenty dotyczące nieruchomości, jeżeli spadek obejmuje lokal albo udział w lokalu.

Do samego poświadczenia dziedziczenia nie trzeba udowadniać szczegółowo całego składu majątku, ale dane dotyczące mieszkania będą potrzebne przy późniejszym ujawnieniu prawa własności w księdze wieczystej. Warto więc zabrać numer księgi wieczystej, dokumenty własności i informacje o udziale, jaki przysługiwał zmarłemu.

Czy notariusz z innego miasta może złożyć wniosek do księgi wieczystej?

Tak, aktualnie jest to możliwe w znacznie szerszym zakresie niż wcześniej. Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia, na żądanie spadkobiercy albo zapisobiercy windykacyjnego, notariusz może sporządzić protokół obejmujący żądanie wpisu prawa własności, użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w księdze wieczystej. Następnie notariusz składa wniosek przez system teleinformatyczny obsługujący postępowanie wieczystoksięgowe.

Nie ma przy tym znaczenia, że kancelaria notarialna znajduje się w Pile, a księga wieczysta mieszkania prowadzona jest przez sąd właściwy dla Torunia. Wniosek trafia do właściwego sądu wieczystoksięgowego, ale może zostać zainicjowany przez notariusza po przeprowadzeniu czynności spadkowej, jeżeli spełnione są warunki ustawowe i przedstawione dokumenty pozwalają wykazać następstwo prawne.

Jeżeli notariusz nie złoży takiego wniosku, spadkobierca nadal może samodzielnie złożyć formularz KW-WPIS do sądu prowadzącego księgę wieczystą. Podstawą wpisu będzie prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.

Co, jeśli żona zmarłego nie chce albo nie może podjąć decyzji?

Brak decyzji żony zmarłego nie zawsze blokuje sprawę na zawsze, ale może uniemożliwić szybkie poświadczenie dziedziczenia u notariusza. Trzeba odróżnić dwie sytuacje.

Po pierwsze, jeżeli nie minął jeszcze termin 6 miesięcy na złożenie oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku, żona może takie oświadczenie złożyć przed notariuszem albo przed sądem. Po drugie, jeżeli termin minął i nie złożyła oświadczenia, skutek wynika z ustawy: spadek uważa się za przyjęty z dobrodziejstwem inwentarza.

Nawet wtedy notariusz musi jednak mieć podstawę do sporządzenia protokołu dziedziczenia i aktu poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli żona nie stawia się, nie współdziała albo istnieje wątpliwość co do kręgu spadkobierców, postępowanie sądowe może okazać się prostsze, bo sąd może wzywać uczestników, odbierać stanowiska i rozstrzygać spory procesowe.

Kiedy notariusz odmówi poświadczenia dziedziczenia?

Notariusz nie powinien sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli ma wątpliwości co do osoby spadkodawcy, kręgu spadkobierców, ważności testamentu, istnienia wcześniejszego aktu poświadczenia dziedziczenia albo wcześniejszego postanowienia sądu. Notarialna procedura jest szybka, ale zakłada brak realnego sporu.

Do sądu trzeba będzie skierować sprawę zwłaszcza wtedy, gdy spadkobiercy nie zgadzają się co do tego, kto dziedziczy, ktoś kwestionuje testament, nie da się ustalić adresów uczestników, pojawiają się problemy z dokumentami zagranicznymi albo jedna z osób zainteresowanych nie może skutecznie złożyć wymaganych oświadczeń.

W sprawach z elementem zagranicznym trzeba dodatkowo sprawdzić jurysdykcję, prawo właściwe oraz znaczenie ewentualnego europejskiego poświadczenia spadkowego lub dokumentu zagranicznego. Sam fakt, że nieruchomość jest w Polsce, nie zawsze wystarczy do pominięcia formalności wynikających z prawa międzynarodowego prywatnego i przepisów unijnych.

FAQ

Czy spadek po bracie można załatwić u notariusza w Pile, jeśli mieszkanie jest w Toruniu?

Tak, jeżeli sprawa nie jest sporna i wszyscy zainteresowani mogą uczestniczyć w procedurze. Położenie mieszkania nie ogranicza wyboru notariusza.

Czy sąd spadku będzie w Toruniu?

Niekoniecznie. Jeżeli ostatnie miejsce zwykłego pobytu zmarłego było w Pile, właściwy będzie co do zasady sąd dla Piły. Toruń może mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy nie da się ustalić ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy w Polsce.

Czy żona zmarłego musi być obecna u notariusza?

Jeżeli należy do kręgu osób zainteresowanych dziedziczeniem, jej udział albo skuteczne złożenie wymaganych oświadczeń jest potrzebne. Nie można jej pominąć tylko dlatego, że nie może przyjechać.

Co się stanie, jeśli żona nie odrzuci spadku w terminie?

Jeżeli w ciągu 6 miesięcy od dnia dowiedzenia się o powołaniu do spadku nie złoży oświadczenia, spadek uważa się za przyjęty z dobrodziejstwem inwentarza. Nie oznacza to jednak automatycznego ujawnienia jej w księdze wieczystej.

Czy notariusz może wpisać spadkobierców do księgi wieczystej?

Notariusz sam nie dokonuje wpisu, bo wpisu dokonuje sąd wieczystoksięgowy. Może jednak, po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia i na żądanie uprawnionej osoby, złożyć elektroniczny wniosek o wpis do właściwej księgi wieczystej.

Czy akt poświadczenia dziedziczenia obejmuje tylko mieszkanie?

Nie. Akt poświadczenia dziedziczenia stwierdza, kto i w jakim udziale nabył spadek po konkretnej osobie. Obejmuje więc cały spadek, a nie wybraną nieruchomość.

Czy pełnomocnik może zastąpić spadkobiercę u notariusza?

To zależy od czynności. W sprawach spadkowych część oświadczeń ma szczególny charakter i notariusz musi ocenić, czy pełnomocnictwo wystarczy. Nie należy zakładać, że zwykłe pełnomocnictwo pozwoli przeprowadzić całe poświadczenie dziedziczenia bez udziału osoby zainteresowanej.

Podsumowanie

Sprawę spadkową po bracie można przeprowadzić u notariusza w innym mieście niż miejsce położenia mieszkania. W opisanym przypadku notariusz w Pile może być właściwym praktycznym wyborem, jeżeli zmarły tam mieszkał, a spadkobiercy są zgodni i mogą złożyć wymagane oświadczenia. Jeżeli sprawa będzie sądowa, znaczenie ma przede wszystkim ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy, a nie samo położenie nieruchomości.

Po uzyskaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo postanowienia sądu trzeba jeszcze zadbać o ujawnienie praw spadkobierców w księdze wieczystej. Aktualne przepisy pozwalają, aby po akcie poświadczenia dziedziczenia notariusz, na żądanie spadkobiercy, złożył elektroniczny wniosek o wpis prawa do księgi wieczystej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 2026 poz. 795
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 2026 poz. 468
3. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie - Dz.U. 2026 poz. 614
4. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece - Dz.U. 2025 poz. 341
5. Formularz KW-WPIS, Ministerstwo Sprawiedliwości - formularze wniosków wieczystoksięgowych

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.