Pełnomocnictwo w sprawie spadkowej od brata za granicą

Przykład wyjściowy: rodzice pani Beaty zmarli ponad 10 lat temu. Pozostawili trojgu dzieci nieruchomość, która wchodziła do majątku wspólnego małżeńskiego. Rodzeństwo chce uporządkować sprawy po rodzicach: stwierdzić nabycie spadku, dokonać działu spadku i podziału majątku wspólnego. Problem polega na tym, że jeden z braci od wielu lat mieszka w USA i nie może przyjechać do Polski.

Jeżeli cała trójka jest zgodna co do podziału, praktycznym rozwiązaniem może być zgodny dział spadku, a brat przebywający za granicą może udzielić pisemnego pełnomocnictwa osobie w Polsce.

Czy sprawa spadkowa może odbyć się bez obecności spadkobiercy z zagranicy?

Tak. Sama okoliczność, że jeden ze spadkobierców mieszka w USA, Wielkiej Brytanii, Niemczech albo innym państwie, nie blokuje sprawy spadkowej w Polsce. Postępowania o stwierdzenie nabycia spadku, dział spadku i podział majątku wspólnego po małżonkach toczą się co do zasady w trybie nieprocesowym.

Zgodnie z art. 513 Kodeksu postępowania cywilnego niestawiennictwo uczestników nie tamuje rozpoznania sprawy, a przepisów o wyroku zaocznym nie stosuje się. Oznacza to, że sąd może prowadzić sprawę mimo nieobecności uczestnika, jeżeli został on prawidłowo zawiadomiony i nie zachodzi potrzeba jego osobistego wysłuchania. Szerzej o tym, czy w ogóle trzeba być na sprawie spadkowej, piszemy w osobnym artykule.

Nie oznacza to jednak, że obecność spadkobiercy nigdy nie będzie potrzebna. Sąd może wezwać uczestnika do osobistego stawiennictwa, zwłaszcza gdy trzeba wyjaśnić istotne okoliczności, odebrać zapewnienie spadkowe albo potwierdzić zgodę na konkretny sposób podziału majątku.

Kogo można ustanowić pełnomocnikiem w sprawie spadkowej?

Art. 86 K.p.c. przewiduje, że strony i ich przedstawiciele ustawowi mogą działać przed sądem osobiście albo przez pełnomocników. W sprawie cywilnej pełnomocnikiem może być przede wszystkim adwokat lub radca prawny, ale nie tylko.

Zgodnie z art. 87 § 1 K.p.c. pełnomocnikiem może być także m.in. rodzic, małżonek, rodzeństwo, zstępny strony, osoba pozostająca ze stroną w stosunku przysposobienia, współuczestnik sporu oraz osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony. W praktyce oznacza to, że brat mieszkający za granicą może ustanowić swoją siostrę pełnomocnikiem procesowym w sprawie spadkowej.

Jeżeli między spadkobiercami nie ma sporu, takie rozwiązanie bywa wystarczające. Jeżeli jednak pojawia się konflikt co do wartości nieruchomości, spłat, nakładów, sposobu korzystania z rzeczy albo ważności testamentu, bezpieczniej rozważyć ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika.

Więcej o wyborze osoby reprezentującej spadkobiercę oraz sytuacjach, w których pomoc profesjonalisty jest szczególnie przydatna, wyjaśniamy w artykule pełnomocnik w sprawie spadkowej – kiedy warto go ustanowić.

Zobacz również:
pełnomocnictwo do sprawy spadkowej
pełnomocnictwo do działu spadku
postępowanie o dział spadku

Jaki zakres powinno mieć pełnomocnictwo od spadkobiercy z zagranicy?

Pełnomocnictwo może być ogólne, procesowe, do prowadzenia poszczególnej sprawy albo do konkretnych czynności procesowych. Wynika to z art. 88 K.p.c. W sprawie takiej jak sprawa pani Beaty najpraktyczniejsze jest pełnomocnictwo procesowe do konkretnego postępowania spadkowego.

W treści pełnomocnictwa warto wyraźnie wskazać, że obejmuje ono:

• postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku po wskazanych spadkodawcach,
• postępowanie o dział spadku,
• podział majątku wspólnego małżeńskiego rodziców, jeżeli jest łączony ze sprawą działową,
• składanie pism, wniosków, oświadczeń procesowych i odbiór korespondencji sądowej,
• zawarcie ugody, jeżeli mocodawca chce dopuścić taką możliwość.

Zgodnie z art. 91 K.p.c. pełnomocnictwo procesowe obejmuje z mocy prawa umocowanie do wszystkich łączących się ze sprawą czynności procesowych, czynności dotyczących zabezpieczenia i egzekucji, udzielenia dalszego pełnomocnictwa adwokatowi lub radcy prawnemu, zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia albo uznania powództwa, jeżeli nie zostało to wyłączone, oraz odbioru kosztów procesu.

W postępowaniu nieprocesowym przepisy o procesie stosuje się odpowiednio. Dlatego w sprawie spadkowej warto unikać zbyt lakonicznego dokumentu typu „upoważniam siostrę do spraw spadkowych”, bo sąd może żądać doprecyzowania zakresu umocowania.

Stwierdzenie nabycia spadku i dział spadku w jednym postępowaniu

Jeżeli po rodzicach pani Beaty nie przeprowadzono jeszcze postępowania o stwierdzenie nabycia spadku i nie sporządzono zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, nie zawsze trzeba zaczynać od osobnej sprawy. Art. 681 K.p.c. pozwala sądowi wydać postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku w toku postępowania działowego.

W praktyce można więc złożyć jeden wniosek obejmujący stwierdzenie nabycia spadku, dział spadku nieruchomości oraz - jeżeli jest to potrzebne - podział majątku wspólnego małżeńskiego po rodzicach. Warunkiem sprawnego przeprowadzenia sprawy jest jednak dobrze przygotowany projekt podziału, pełne dane uczestników i dokumenty potwierdzające skład spadku.

Gdy sprawa ma charakter sporny, warto przed złożeniem wniosku uporządkować dowody w sprawie o dział spadku, zwłaszcza dokumenty, wyceny i listę świadków.

Przy zgodnym projekcie działu spadku opłata sądowa od wniosku o dział spadku jest niższa niż przy sporze. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli wniosek obejmuje także stwierdzenie nabycia spadku, opłatę za ten wniosek pobiera się odrębnie. Jeżeli rodzina zmieni zdanie już po złożeniu wniosku, możliwe bywa cofnięcie wniosku o dział spadku i umorzenie postępowania.

Wzór pełnomocnictwa do sprawy spadkowej

Pełnomocnictwo może mieć prostą formę, ale powinno jednoznacznie wskazywać osobę mocodawcy, pełnomocnika, zakres sprawy i sąd, jeżeli jest już znany. Przykładowa treść może wyglądać następująco:

Jeżeli mocodawca nie chce, aby pełnomocnik mógł zawrzeć ugodę albo zaakceptować określony wariant podziału, powinien to wyraźnie napisać w pełnomocnictwie. W przeciwnym razie sąd może uznać, że pełnomocnictwo procesowe obejmuje także te czynności.

Czy pełnomocnictwo musi być notarialne?

Do sądowej sprawy spadkowej pełnomocnictwo procesowe zasadniczo nie musi być sporządzone w formie aktu notarialnego. Zgodnie z art. 89 § 1 K.p.c. pełnomocnik powinien przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy albo wierzytelny odpis pełnomocnictwa, wraz z odpisem dla strony przeciwnej lub uczestników, jeżeli są wymagane.

Sąd może jednak w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. W przypadku osoby przebywającej w USA najczęściej wchodzą w grę dwa rozwiązania:

• poświadczenie podpisu w polskim konsulacie,
• poświadczenie podpisu przez miejscowego notariusza publicznego i uzyskanie apostille właściwego organu stanowego.

Jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym albo zawiera zagraniczne poświadczenie, sąd może wymagać tłumaczenia przysięgłego na język polski. Z tego względu najbezpieczniej przygotować treść pełnomocnictwa po polsku, podpisać ją za granicą i - jeśli podpis jest poświadczany przez notariusza publicznego - uzyskać apostille.

Pełnomocnik do doręczeń dla osoby mieszkającej poza Polską

Jeżeli uczestnik postępowania mieszka poza Polską i poza innym państwem członkowskim Unii Europejskiej, a nie ustanowił pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce, może powstać obowiązek wskazania pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Wynika to z art. 1135⁵ K.p.c..

Skutek zaniedbania tej kwestii jest poważny: po odpowiednim pouczeniu pisma przeznaczone dla takiej osoby mogą być pozostawiane w aktach ze skutkiem doręczenia. Dlatego w sprawach z udziałem osoby mieszkającej np. w USA ustanowienie pełnomocnika w Polsce zwykle porządkuje także obieg korespondencji.

Jakie dokumenty złożyć do sądu?

W sprawie podobnej do opisanej przez panią Beatę warto przygotować przede wszystkim:

• wniosek o stwierdzenie nabycia spadku i dział spadku, ewentualnie także o podział majątku wspólnego małżonków,
• odpisy aktów zgonu spadkodawców,
• odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców, np. akty urodzenia albo małżeństwa,
• dokumenty dotyczące nieruchomości, np. numer księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów, dokumenty własności,
• zgodny projekt podziału majątku, jeżeli spadkobiercy są zgodni,
• pełnomocnictwo od spadkobiercy mieszkającego za granicą,
• dowody uiszczenia wymaganych opłat sądowych.

Opłata od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku wynosi 100 zł. Opłata od wniosku o dział spadku wynosi 500 zł, a przy zgodnym projekcie działu spadku - 300 zł. Jeżeli dział spadku jest połączony ze zniesieniem współwłasności, opłata wynosi 1000 zł, a przy zgodnym projekcie - 600 zł. W konkretnej sprawie mogą dojść także wydatki, np. na biegłego rzeczoznawcę, odpisy dokumentów albo tłumaczenia.

Jeżeli proponowany podział zakłada przejęcie lokalu przez jedną osobę, warto też sprawdzić zasady przyznania mieszkania jednemu spadkobiercy i kryteria brane pod uwagę przez sąd.

Czy sąd może przesłuchać spadkobiercę mieszkającego w USA?

Może się zdarzyć, że mimo pełnomocnictwa sąd będzie chciał odebrać od spadkobiercy zapewnienie spadkowe albo uzyskać od niego wyjaśnienia. Art. 671 § 1 K.p.c. przewiduje, że za dowód, iż nie ma innych spadkobierców, może być przyjęte zapewnienie złożone przez zgłaszającego się spadkobiercę.

W zapewnieniu spadkowym zgłaszający powinien oświadczyć wszystko, co wie o istnieniu albo nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia albo dziedziczyłyby razem z nimi, a także o testamentach spadkodawcy. Pod względem skutków karnych zapewnienie jest równoznaczne ze złożeniem zeznań pod przyrzeczeniem.

Jeżeli spadkobierca nie może przyjechać do Polski, można złożyć wniosek o przeprowadzenie czynności w sposób najmniej uciążliwy, np. o przesłuchanie zdalne, przesłuchanie przez konsula albo przeprowadzenie dowodu w trybie pomocy prawnej. Art. 1134 K.p.c. przewiduje możliwość wystąpienia przez polski sąd do polskiego przedstawicielstwa dyplomatycznego lub urzędu konsularnego o przeprowadzenie dowodu albo doręczenie pisma, gdy osoba mająca być przesłuchana lub odbiorca pisma jest obywatelem polskim przebywającym za granicą.

Zobacz również:
stawiennictwo na rozprawie spadkowej
podział majątku po śmierci byłego męża

Kiedy zwykłe pełnomocnictwo procesowe nie wystarczy?

Pełnomocnictwo procesowe do sądu nie powinno być mylone z pełnomocnictwem materialnoprawnym do rozporządzania majątkiem. Jeżeli pełnomocnik ma tylko reprezentować brata w sądzie, zwykła forma pisemna co do zasady wystarcza. Jeżeli jednak ma podpisać w jego imieniu akt notarialny, sprzedać udział w nieruchomości, zawrzeć umowę darowizny albo umowę działu spadku przed notariuszem, pełnomocnictwo powinno odpowiadać formie wymaganej dla tej czynności.

W sprawach dotyczących nieruchomości najczęściej oznacza to konieczność pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego albo dokumentu zagranicznego równoważnego z odpowiednim poświadczeniem i apostille. Warto to ustalić wcześniej, ponieważ dokument przygotowany wyłącznie pod sprawę sądową może okazać się niewystarczający u notariusza.

Praktyczne podsumowanie krok po kroku

1. Ustal, czy po zmarłych było już stwierdzenie nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.
2. Uzgodnij ze wszystkimi spadkobiercami projekt działu spadku i ewentualnych spłat.
3. Przygotuj pełnomocnictwo procesowe dla osoby w Polsce, najlepiej z konkretnym wskazaniem sprawy i zakresu czynności.
4. Poproś spadkobiercę za granicą o własnoręczne podpisanie dokumentu, a w razie potrzeby o poświadczenie podpisu przez konsula albo notariusza publicznego z apostille.
5. Złóż w sądzie wniosek z dokumentami, pełnomocnictwem i dowodami opłat.
6. Jeżeli sąd wezwie spadkobiercę do osobistego stawiennictwa, złóż wniosek o przeprowadzenie czynności w sposób możliwy dla osoby mieszkającej za granicą.

FAQ

Czy brat mieszkający w USA musi przylecieć do Polski na sprawę spadkową?

Nie zawsze. Jeżeli ustanowi pełnomocnika w Polsce i sprawa nie wymaga jego osobistego przesłuchania, sąd może prowadzić postępowanie bez jego obecności. Sąd może jednak wezwać go osobiście, jeżeli będzie to potrzebne do wyjaśnienia sprawy.

Czy siostra może być pełnomocnikiem brata w sprawie spadkowej?

Tak. Rodzeństwo należy do kręgu osób, które mogą być pełnomocnikami procesowymi na podstawie art. 87 § 1 K.p.c. W pełnomocnictwie trzeba jednak jasno określić, jakiej sprawy i jakich czynności dotyczy umocowanie.

Czy pełnomocnictwo z USA musi mieć apostille?

Jeżeli sąd akceptuje zwykłe pisemne pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy, apostille może nie być potrzebne. Jeżeli jednak podpis zostanie poświadczony przez amerykańskiego notariusza publicznego albo sąd zażąda urzędowego poświadczenia podpisu, apostille zwykle będzie potrzebne, aby dokument mógł być użyty w Polsce.

Czy pełnomocnik może podpisać zgodny projekt działu spadku?

Może, jeżeli zakres pełnomocnictwa wyraźnie obejmuje zajęcie stanowiska co do działu spadku, zaakceptowanie projektu podziału oraz ewentualną ugodę. Przy czynnościach rozporządzających majątkiem poza sądem, zwłaszcza dotyczących nieruchomości, może być potrzebne odrębne pełnomocnictwo w formie szczególnej.

Czy można połączyć stwierdzenie nabycia spadku i dział spadku?

Tak. Jeżeli nie było jeszcze stwierdzenia nabycia spadku ani zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, sąd może wydać postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku w toku postępowania działowego. Wniosek musi być jednak prawidłowo przygotowany i opłacony.

Co zrobić, gdy sąd chce odebrać zapewnienie spadkowe od osoby za granicą?

Można złożyć wniosek o przesłuchanie w sposób dostosowany do sytuacji uczestnika, np. zdalnie albo za pośrednictwem konsula, jeżeli spełnione są warunki z przepisów. Trzeba wyjaśnić, dlaczego osobisty przyjazd do Polski jest niemożliwy albo nadmiernie utrudniony.

Podsumowanie

Pełnomocnictwo w sprawie spadkowej jest praktycznym rozwiązaniem, gdy jeden ze spadkobierców mieszka za granicą. W typowej sprawie sądowej pełnomocnictwo procesowe może zostać udzielone na piśmie, a pełnomocnikiem może być m.in. siostra albo brat. Dokument powinien jednak precyzyjnie obejmować stwierdzenie nabycia spadku, dział spadku, ewentualny podział majątku wspólnego oraz zgodę na proponowany sposób podziału.

Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy pełnomocnictwo jest zbyt ogólne, podpis budzi wątpliwości albo sprawa sądowa łączy się z późniejszą czynnością notarialną dotyczącą nieruchomości. Dlatego przed wysłaniem dokumentu z zagranicy warto ustalić, czy wystarczy zwykła forma pisemna, czy potrzebne będzie poświadczenie podpisu, apostille lub osobne pełnomocnictwo notarialne.

Źródła

1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 86, 87, 88, 89, 91, 513, 671, 681, 1134 i 1135⁵ - ISAP.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o formie pełnomocnictwa - ISAP.
3. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 49 i 51 - ISAP.
4. Informacje o apostille dla dokumentów z USA przeznaczonych do użycia w Polsce - Portal Gov.pl.