Jak przygotować się na wejście KSeF? Terminy, obowiązki i praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych

Kto musi korzystać z KSeF?

Z KSeF muszą korzystać wszyscy przedsiębiorcy wykonujący transakcje w sektorze B2B, czyli sprzedający towary lub usługi innym podmiotom gospodarczym. System nie będzie jednak obowiązkowy dla operacji utrzymanych w relacji B2C, czyli faktur wystawianych konsumentom końcowym. W tym przypadku korzystanie z nowej platformy ma charakter dobrowolny.

Kiedy obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie?

Harmonogram wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur został rozłożony na kilka etapów. Dzięki temu adaptacja poszczególnych grup podatników będzie przebiegać stopniowo. Oto najważniejsze terminy w tym kontekście:

• Od 1 lutego 2026 roku do korzystania z KSeF są zobowiązani przedsiębiorcy, których obrót przekroczył próg 200 milionów złotych.
• 1 kwietnia 2026 roku system musi zostać wdrożony przez pozostałych przedsiębiorców. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podmiotów korzystających ze zwolnienia w tej materii.
• Od 1 stycznia 2027 roku do systemu dołączy ostatnia grupa przedsiębiorców. Będą to podatnicy prowadzący działalność o najmniejszej skali. Do tej kategorii zaliczają się podmioty, w przypadku których kwota na pojedynczej fakturze jest nie wyższa niż 450 złotych, natomiast całkowita wartość sprzedaży w określonym miesiącu wynosi nie więcej niż 10 tysięcy złotych.
• Od 1 stycznia 2027 roku organ podatkowy przystąpi też do nakładania kar za niespełnienie wymogów związanych ze stosowaniem KSeF. Na konsekwencje finansowe mogą narazić się podatnicy, którzy od 1 lutego 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku nie zaadaptowali się do nowych przepisów.

Faktury ustrukturyzowane - nowy standard dokumentacji

Do kluczowych zmian wynikających z wdrożenia KSeF należy ujednolicenie formatu dokumentów sprzedażowych, co stanowi zdecydowane odstąpienie od dotychczasowej praktyki. W nowym systemie będą uznawane wyłącznie faktury ustrukturyzowane. W praktyce oznacza to konieczność operowania wyłącznie plikami o rozszerzeniu XML i strukturze ściśle określonej przez Ministerstwo Finansów.

W związku z tym podatnicy nie będą mogli już przedstawiać danych na dokumencie w różny sposób ani zapisywać go w innych formatach niż ten odgórnie ustalony. To sprawi, że z obiegu faktur znikną pliki o rozszerzeniach takich jak PDF czy też DOC. Dzięki temu każdy dokument sprzedażowy będzie wyglądać identycznie. Po pomyślnym zaksięgowaniu w systemie zostanie on też opatrzony unikalnym numerem identyfikacyjnym.

Jak zacząć korzystać z KSeF?

W celu wdrożenia KSeF w firmie należy postępować wedle poniższej instrukcji:

1. Na początku trzeba zalogować się na stronie internetowej: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. Należy wprowadzić NIP danego podmiotu, a następnie kliknąć przycisk z napisem „Uwierzytelnij”.
3. Do wyboru będzie kilka metod autoryzacji. Zaleca się korzystanie z profilu zaufanego. Można to zrobić poprzez wpisanie loginu i hasła albo wykonać weryfikację za pomocą bankowości internetowej. Jeżeli nie posiadają Państwo profilu zaufanego, istnieje opcja przejścia do rejestracji prosto z niniejszego formularza. Warto to zrobić, gdyż taka metoda uwierzytelnienia przyda się również w przyszłości, nie tylko w zastosowaniach związanych z KSeF.
4. Po pomyślnym zalogowaniu trzeba kliknąć przycisk odpowiadający za złożenie podpisu przy pomocy profilu zaufanego.
5. Na tym etapie powinni Państwo uzyskać dostęp do panelu zarządzania swoim kontem w KSeF. W kolejnym kroku należy rozwinąć zakładkę „Tokeny” z listy po lewej stronie ekranu, a następnie wybrać opcję „Generuj token”.
6. Token może zostać nazwany wedle własnych preferencji. Z listy ról, do których ma on być przypisany, należy wybrać przynajmniej „Dostęp do faktur” oraz „Wystawianie faktur”. Wówczas system pozwoli na przejście do kolejnego kroku.
7. Następnie trzeba kliknąć przycisk „Generuj token”. Muszą Państwo skopiować otrzymany kod i zachować go przy użyciu bezpiecznych metod. To wrażliwe dane, które powinny być traktowane równie ostrożnie jak numer PIN do karty płatniczej.
8. Nie trzeba korzystać z KSeF bezpośrednio na oficjalnej stronie. Warto posługiwać się zewnętrznym oprogramowaniem do obsługi księgowości. To znacznie wygodniejsze rozwiązanie. Takie narzędzie musi jednak spełniać standardy KSeF oraz zostać połączone z systemem. Rekomendowanym programem dla przedsiębiorstw i biur księgowych jest fillup. Aby z niego skorzystać, należy zarejestrować się na następującej stronie internetowej: https://www.fillup.pl/.
9. Fillup to program do KSeF, który jest dostępny w przeglądarce internetowej albo z poziomu aplikacji zainstalowanej na komputerze. Aby pobrać to narzędzie, należy przewinąć stronę internetową na sam dół i po lewej stronie wybrać wersję dostosowaną do swojego systemu operacyjnego.
10. Należy zalogować się na swoje konto w programie fillup, a następnie z menu po lewej stronie wybrać sekcję KSeF.
11. W kolejnym oknie można wybrać metodę połączenia programu z KSeF poprzez ręczne wprowadzenie tokenu. Po kliknięciu przycisku przy tej pozycji pojawi się puste pole tekstowe. Należy tam wkleić uprzednio skopiowany token.
12. Później pozostaje już tylko kliknąć przycisk „Zapisz token”.
13. Aplikacja powinna wyświetlić powiadomienie potwierdzające, że operacja przebiegła pomyślnie.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji fillup?

Fillup to kompleksowa platforma do obsługi księgowości dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych. Jej możliwości daleko wykraczają poza podstawowe funkcje, takie jak odbieranie i wystawianie faktur zgodnych ze standardami KSeF. Użytkownik zyskuje dostęp do ponad 7 tysięcy formularzy, druków oraz wzorów. W bazie znajdują się e-Deklaracje PIT, CIT, VAT, e-Sprawozdania finansowe, Jednolite Pliki Kontrolne, a także szereg dokumentów urzędowych, również tych przeznaczonych do ZUS.

Fillup wykorzystuje bezpieczne uwierzytelnienie przy pomocy profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego. Oprócz tego można wygodnie wykonywać import oraz eksport danych, a także skorzystać z API, pozwalającego na przeprowadzenie integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia KSeF?

Wdrożenie KSeF jest absolutnie obowiązkowe, ale to nie pociąga za sobą wyłącznie obowiązków. Wynikają z tego również konkretne korzyści, które w długoterminowej perspektywie mogą znacząco usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Oto najważniejsze zalety nowego systemu:

• Przyspieszony proces zwrotu VAT – dzięki korzystaniu z faktur ustrukturyzowanych i spełnieniu wymogów formalnych termin może ulec skróceniu z 60 dni do 40 dni.
• Automatyczna archiwizacja faktur – zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku samodzielnego opracowania metod bezpiecznego przechowywania dokumentów sprzedaży.
• Większe bezpieczeństwo i mniejsze ryzyko popełnienia błędów – to zasługa wprowadzenia ustandaryzowanego formatu faktur. Sprzyja on zachowaniu porządku oraz przejrzystości w dokumentacji. Jednocześnie znacząco zmniejsza się też przestrzeń do naruszeń.

Nowa jakość w prowadzeniu księgowości

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z najistotniejszych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych na przestrzeni ostatnich lat. Choć nowe obowiązki mogą początkowo budzić obawy, odpowiednie przygotowanie pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, lecz także realnie usprawnić procesy księgowe w firmie lub biurze rachunkowym. Kluczowe znaczenie ma tu zarówno znajomość terminów i zasad funkcjonowania KSeF, jak i wybór narzędzi pozwalających na sprawne procesowanie faktur ustrukturyzowanych. Warto zatem potraktować nadchodzący przełom jako okazję do zwiększenia przejrzystości, bezpieczeństwa i efektywności prowadzonej działalności.