Jak prawidłowo korzystać z e-faktur ustrukturyzowanych?

W naszym poradniku znajdziesz kluczowe informacje o KSeF, terminy stopniowego wprowadzania obowiązku korzystania z platformy oraz procedury awaryjne, które mogą się przydać w przypadku ewentualnej awarii. Oprócz tego dowiesz się, dla kogo KSeF, jakie korzyści oraz wyzwania wiążą się z tym rozwiązaniem, dzięki czemu będziesz mógł podjąć niezbędne kroki, aby jego wdrożenie w Twojej firmie nie miało negatywnego wpływu na wydajność.

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Faktury mają postać pliku XML o z góry określonym schemacie logicznym. Istotnym udogodnieniem dla użytkowników jest natomiast brak konieczności przesyłania dokumentów bezpośrednio między stronami w transakcjach B2B. Firma wystawiająca fakturę przesyła ją do KSeF, a po automatycznej akceptacji system udostępnia dokument drugiej stronie. Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej wystawienie i odbiór w systemie. Jest to zarówno rozwiązanie problemu z nierzetelnymi kontrahentami, którzy potrafią przez długi czas utrzymywać, że nie otrzymali faktury, jak i uproszczenie procesów księgowych.

Wszystkie faktury przesyłane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane przez 10 lat, więc przedsiębiorcy są zwolnieni z uciążliwego obowiązku prowadzenia archiwum. 

Jak i kiedy zacząć korzystać z KSeF?

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT z sierpnia 2025 roku, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzany etapami, aby przedsiębiorcy i biura rachunkowe mogły odpowiednio przygotować swoje procesy. W takim razie od kiedy KSeF? Pierwszy etap wdrożenia przypada na 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego dnia duże przedsiębiorstwa (a więc największe firmy, których obrót brutto w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych) będą musiały całkowicie przejść na wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF. Warto jednak zaznaczyć, że dotyczy to wyłącznie transakcji B2B (business-to-business), czyli zawieranych pomiędzy dwoma firmami.

Kolejny etap zaplanowano na 1 kwietnia 2026 r. Od tego momentu z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli korzystać również pozostali czynni podatnicy VAT, którzy mają swoje siedziby w Polsce. Wprowadza to również obowiązek dla biur rachunkowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o dostawy towarów, czy usług, ponieważ system stanie się obowiązkowy dla wszystkich transakcji krajowych.

Najmniejsze firmy, a więc te, których sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie, objęte zostaną obowiązkiem w ostatnim etapie wdrożenia. Daje to mikroprzedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów. Trzeci etap przypada więc dopiero na 1 stycznia 2027 r. Wówczas każdy przedsiębiorca posiadający polski NIP będzie musiał zacząć korzystać z KSeF, niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia.

Najważniejsze korzyści i wyzwania związane z KSeF

Wdrożenie zaawansowanego systemu automatyzującego wiele procesów związanych z obiegiem faktur przyniesie przedsiębiorcom liczne korzyści. Wybrane z nich to szybszy zwrot VAT w przypadku sprzedawców, brak obowiązku archiwizacji dokumentów, które dotychczas były wymagane przepisami i często stanowiły duże obciążenie dla firm, a także ograniczenie formalności przy ewentualnych korektach. Jednocześnie system eliminuje ryzyko oszustw związanych z wystawianiem faktur i pozwala ograniczyć koszty.

Procedury awaryjne na wypadek problemów z działaniem systemu

Chociaż dane w KSeF są bezpieczne, to warto już teraz przygotować się na ewentualne problemy z działaniem systemu. Poważna awaria KSeF mogłaby czasowo uniemożliwić prowadzenie sprzedaży, co oznaczałoby ogromne koszty dla przedsiębiorców. Na szczęście w takiej sytuacji można skorzystać z opcji wystawiania faktur offline w programie fillup. Pozwoli to uniknąć kosztownych przestojów, a wystawione dokumenty będzie można przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od ustania awarii. Wspomniany program stanowi więc niezbędne narzędzie dla firm i ułatwia wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości oraz liczby wystawianych faktur.

Więcej informacji o systemie i sprawdzonych narzędziach wspierających wdrożenie KSeF znajdziesz na stronie jpk.info.pl. Cyfrowe rozwiązania w obszarze finansów i księgowości stopniowo stają się standardem w całej Unii Europejskiej, dlatego przedsiębiorcy powinni być na bieżąco z systemem, który niedługo zacznie obowiązywać w Polsce.